Bilgi Yönetiminin 10 İlkesi - 5: Bilgi Yönetimi, Bilgi Haritalarından Ve Bilgi Piyasalarından Yararlanır

Bilgi Yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır.
Bilgiyi yönetirken bilginin derlenmesi ve sınıflandırılmasını sağlayacak şekilde hiyerarşik bir model veya bir yapı oluşturmak çekici görülebilir. Ancak, birçok organizasyon bilgi piyasasının işlemesine ortam sağlayarak ve bilgiyi kullanıcılarının görmek istediği gibi düzenleyerek çok daha iyi sonuçlar elde etmiştir.

Bilgi Haritası
Bilginin bir haritasını çıkarmak, ilk bakışta mantıklı görülmeyebilir. Fakat bu harita, bilgi kullanıcısı açısından, genellikle yalnızca yaratıcıları tarafından iyi anlaşılan ve çok seyrek kullanılan bir kuramsal modelden daha yararlıdır. Birçok organizasyonda veri yöneticileri verilerin gelecekte nasıl yapılandırılması gerektiğine ilişkin karmaşık modeller kurmakta, fakat, bunların çok azı bir işe yaramaktadır. Birçok organizasyonda verilerin haritası çıkarılmadığı için enformasyonun şu anda nerede olduğunu gösterecek bir yol gösterici bulunmamaktadır.

Bilgi Piyasası
Bilgi piyasasının işlemesinin anlamı, bilgi yöneticisinin organizasyonda varolan bilgileri çekici ve ulaşılabilir kıldıktan sonra hangi bilgilerin nerelerde ve hangi spesifik isimlerle arandığını izlemektir. Bilgi yöneticisinin bir amacı, bilgi kullanıcıları ile bilgi kaynakları arasındaki bağlantıları kurmak ve güçlendirmek olduğuna göre, bilgi arama sistemleri sürekli izlenmeli, bilgiler kullanıcılar tarafından arandıkları yerlerde arandıkları spesifik terimlerle isimlendirilerek bulundurulmalıdır. Bu, organizasyona ait bilgi dünyasının bir modele oturtulmasından çok, benzer anlamdaki sözcükleri ve terimleri listeleme anlamına gelen "thesaurus" yaklaşımı ile bir haritasının çıkarılmasıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 İLKESİ'ni görmek için tıklayın...

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 86/87

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Bilgi Yönetiminin 10 İlkesi - 4: Bilgi Yönetimi Bilgi Yöneticileri Gerektirir

Emek, sermaye gibi temel işletme kaynaklarının yönetimine kendini odaklamış güçlü organizasyonel fonksiyonlar bulunmaktadır. Bilgi de bu kaynaklar gibi, organizasyon içinden bir grubun bu iş için açık sorumluluk üstlenmemesi durumunda iyi yönetilemez.

Böyle bir grubun yerine getireceği görevler arasında
- bilginin derlenmesi ve sınıflandırılması,
- bilgiye yönelik teknoloji altyapısının kurulması ve
- bilginin kullanılmasının izlenmesi bulunmaktadır.

Bir bilgi yönetimi fonksiyonu, organizasyon içindeki bütün bilgileri bir araya getiriyor ve kontrol ediyorsa dikkatleri çekecek, bir çekingenlik ve öfke yaratacaktır. Böyle bir organizasyonun amacı yalnızca bilginin başkaları tarafından
- yaratılmasını,
- dağıtılmasını ve
- kullanılmasını kolaylaştırmak olmalıdır.
Dahası, bilgi yöneticileri, sözleri ve davranışları ile başkalarından daha "bilgili" olduklarını ima etmemelidirler.

BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 İLKESİ'ni görmek için tıklayın...

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 86

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

İş Yerinde Zaman Kazandıracak Öneriler..

Yoksa bu cümle sizin için bir hayal mi? Ofisten çıkmak için dakikaları mı sayıyorsunuz? Yaptığınız işin daha fazla takdir edilmesi gerektiğini mi düşünüyorsunuz? O zaman belki de size sunduğumuz önerileri değerlendirebilirsiniz..

İletişimi artırın!

İş arkadaşlarınız ile futbol veya otomobiller üzerine sohbet edin ya da öğle yemeği için planlar yapın. İş yerinde arkadaşları olan kişilerin, iletişim becerilerini geliştirerek, kariyer hedeflerine daha hızlı ulaştıkları biliniyor.

Öğlen egzersiz yapın!

Erkeklerin egzersiz yaptıklarında daha üretken olduğu, uzmanlar tarafından açıklanıyor. Yapılan bir araştırma; haftada iki saat yani gün içerisinde sadece 17 dakika egzersiz yapan erkeklerin, kendilerini yüzde 61 oranında daha az stresli hissettiklerini ortaya koydu.

Ayakta konuşun!

Louisville Üniversitesi profesörlerinden Lyle Susman, ayakta iken telefon kullanan kişilerin sihirli bir şekilde daha az konuştuklarını dile getiriyor. Böylece oturduğunuz yerden ’geyik muhabbeti’ yapmak yerine; sadece işiniz ile ilgili konularda konuşarak, zaman kazanabilirsiniz.

İş yerine erken gelin!

İş yerinize erken gelerek kazandığınız 45 dakikayı, ajandanızdaki büyük işlerden birini tamamlamak için kulanın. İş yerinde fazla mesai yaptığınız 15 dakikayı ise ertesi günkü işlerinizi planlamak için değerlendirin. Böylece güne enerjiniz daha yüksek başlayacak ve gün içerisinde yapmanız gerekenleri, planladığınız için zamanı verimli bir şekilde kullanabileceksiniz.

Müzik dinleyin!

Araştırmacılar, iş yerinde en sevdiği müzikleri dinleyen kişilerin, iş performanslarını ve üretkenliklerini yüzde 10 oranında artırdıklarını söylüyor. Kulaklık kullandığınız zamanlarda, iş arkadaşlarınız ile ortak olarak seçeceğiniz müziklerin hem size hem de ofis arkadaşlarınıza iyi geldiğini göreceksiniz.

E-postaya yanıt verin!

’Getting Things Done’ kitabının yazarı David Allen, eğer işinizi iki dakikada bitirebiliyorsanız hemen yapın diyerek, gün içerisinde cevap vermeniz gereken e-postalara hemen cevap vererek zamanı daha verimli kullanabileceğinizi söylüyor. Eğer gereksiz maillerle karşılaşıyorsanız, önemsiz iletiler için bir klasör açmanız gerekiyor.

Tenis topu getirin!

İş yerinde herhangi bir şeyi okurken tenis topunu sağ eliniz ile sıkın. Sağ elinizi kullanarak yapacağınız bu basit egzersiz, beyninizin sol bölümünü, yani okuduğunuz bilgileri kaydetmek için gerekli olan kısmı güçlendirecektir. Eğer resim, şekil, plan ve grafik uygulama gibi beyninizin sağ kısmını kullanmanızı gerektirecek bir iş ile ilgileniyorsanız, bu kez tenis topunu sol elinize alın. Sol elinizi güçlendirerek, görsel temaları daha kolay hafızanıza kaydedebilirsiniz.

Ayakta toplanın!

Ofis toplantılarını kısa tutmak için bir de şunu deneyin: Ofisteki tüm koltukları dışarı çıkarın. Eğer bunu yapmak zorlayıcı oluyorsa, toplantılarınızı boş bir ofiste yapın. Bu sayede toplantıya katılanlar, uzun uzun konuşmak yerine; sadece gerekli konuları konuşacaktır.

Kaynak:
http://www.haber7.com/haber.php?haber_id=300526 (18.02.2008)

Bilgi Yönetiminin 10 İlkesi - 3: Bilgi Yönetimi İleri Derecede Politiktir

Bilginin güç olduğunu herkes bilir. Eğer bilgi, güç, para ve başarıyı ifade ediyorsa mutlaka lobby faaliyetleri, kapalı kapılar arkasında pazarlıklar, politik oyunlar olacaktır. Etkili bilgi yönetimi için bir bilgi politikasının geliştirilmesi gerekliliği bundan kaynaklanmaktadır. Bazı yöneticiler politika yapmayacaklarını söylerler. Ancak, ileri görüşlü bilgi yöneticileri politikanın varlılığını kabul edecekler ve onu geliştireceklerdir. Bilginin kullanılması ve ona değer verilmesi için lobby faaliyeti yapacaklardır. Ektili "görüş liderleri"ni bilgi yönetimi yaklaşımlarının ilk benimseyicileri olarak kazanacaklardır. En üst düzeyde de bilgi yönetimi politikasını, onun organizasyon çapında daha iyi kullanılması yönünde şekillendireceklerdir.

BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 İLKESİ'ni görmek için tıklayın...

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 85

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

İçli Dışlı Motivasyon

Bir raporu yetiştirmesini beklediğiniz elemanınızı saatlerdir bilgisayar karşısında görüyorsunuz. Çalışıyor zannediyorsunuz. Ama o, herhangi bir messenger programını açmış, konuşmakla meşgul. Her sabah işe geç gelen başka birisi, hafta sonu yaptığınız trekking aktivitesine herkesten önce geliyor. Bu kişiler hakkında “Motivasyonları çok düşük” diye düşünebilirsiniz. Ama onlar, gördüğünüz gibi, chat yapmak ya da geziye katılmak için oldukça motiveler... Bu durumda daha doğru bir yargı: “Ben onları nasıl motive edeceğimi bilemiyorum” olur. Eisenhover’ın motivasyon tanımını çok beğeniyorum: Motivasyon, istediğiniz şeyi başkalarına kendileri istedikleri için yaptırtmaktır.

İçeriden Motivasyon

Zaten dışarıdan motivasyon faktörleri gitgide azaldı. En son ne zaman kendiniz dışında biri sizi motive etti? Alkışladı, güzel bir geribildirim verdi, ödüllendirdi, herkese duyurdu… Bugün zamlar zam değil, unvanlar eski ağırlığındaki unvan değil. Şirket yemekleri, kurum içindeki bültenler, doğum günü kutlamaları yasak savıcı türden. Yalandan. Bizler için düşünülmüş, özel olarak planlanmış, içi dolu kutlamalar denemez. Dolayısıyla, hiçbiri gerçekten etkili de değil…

Dıştan motivasyon, kişiyi belli bir yere kadar götürebilir ama işin devamı, daha fazlası için içten motive olmak gerekiyor. “Atı suya götürebilirsiniz ama ona su içirtemezsiniz.”

İnsanın kendi kendini motive edecek şeyleri bulup çıkarması ve kendini yönetmesi şart. Bir iç enerjiden bahsediyoruz. İçten yanan ateşten. İşini severek yapan, hayatını severek yaşayan o kadar belli oluyor ki! Pırıl pırıl parlıyorlar. Etraflarını da aydınlatıyorlar. Onların iyiliği, mutluluğu yakınlarına da geçiyor. Müşteriler, iş arkadaşları, ailesi de etkileniyor.

Bazen başkalarının da bu ateşi dışarıdan beslemesi yararlı olur ama başlatan hemen her zaman kişinin kendisidir. Çoğunlukla sıradan bir elemanla başarılı biri arasındaki fark onların motivasyon düzeyidir. Kendinin ve isteklerinin farkına varamamış, kendini tanımayan kişilerle çalışan yöneticilerin de, elemanlarına bu konuda rehberlik etmekten başka yolu kalmıyor.

Durmaksızın chat yapan elemanınızın motivasyon faktörü nedir acaba? Sosyal destek mi istiyor? Grup halinde çalışmaktan mı hoşlanıyor? Belki de hareket arıyordur. Ya da birine, bir yere ait olma isteği vardır… Ya da başka bir şey. Kendisiyle konuşup, doğru soruları sorup, ipuçlarından faydalanarak, ona özgü işler, hedefler ve ödüller tanımlamak işi size düşüyor…

Motivasyon Yakıtı

Kendi kendini motive edebilmek, duygusal zekânın (EQ) da bir faktörü… Düşüncelerimiz, davranışlarımızı meydana getiriyor. O halde, kendi kendine motivasyon, düşünceleri yönetebilmek aslında. Kendi performansımızla ilgili kehanetlerde bulunup, kendilerini doğruladıklarını görmek.

Önce bir istekle, sonra onu planlayarak bir hedef haline getirerek yola çıkmanın lazım geldiği kesin. Beş kilo mu vermek istiyorsunuz? Kitap yazmak mı? İngilizce öğrenmek mi? Bunları hedef haline getirmek için bir zamanla kısıtlamak da gerekiyor. Kararlılık ve dayanıklılık ise şart. Nietzsche, “Beni yok etmeyen dert, daha da güçlendirir” demiş ya, kendi kendine motivasyonun yakıtı da, zorluklardan çıkabilmek. Bu konunun uzmanları, arada doping almak gerektiğini söylüyor. Bir başarı hikâyesi okunmasını, özlü sözlere göz atılmasını... Bugünün dopingi bizden: “Rüzgâr, uçurtmayı daha yükseklere çıkartır.”

Kaynak:
İdil Türkmenoğlu, www.insankaynaklari.com (16.04.2007)
http://www.insankaynaklari.com/ikdotnet/IcerikDetay.aspx?KayitNo=7468&Kwd=i%E7li

Bilgi Yönetiminin 10 İlkesi - 2: İnsan Ve Teknoloji Ortaklığı

Etkili Bilgi Yönetimi İnsan Ve Teknolojinin Ortak Çözümlerini Gerektirir

Bilgisayarların ve yapay zekanın insanın yerini alacağı uzun zamandır söylenir. Ancak gerçekte bilgiyi etkili bir şekilde yönetmek isteyen şirketler yüksek dozda insan emeğine ihtiyaç duyarlar.

İnsanlar belirli türde aktivitelerde, bilgisayarlar ise başkalarında daha iyidir. İnsanlar pahalı olabilir ancak belirli becerilerde yeri doldurulamaz.
Bilgiyi anlamak, daha geniş kapsamda yorumlamak, başka tür bilgilerle bir araya getirmek ya da çeşitli yapılandırılmamış bilgileri sentez yapmak istiyorsak insan önerilen tek araçtır.
Bunlar, insanların mükemmele ulaştıkları ve işe alınmalarının nedeni olan bilgi görevi türleridir.

Bilgisayar ve iletişim sistemleri, diğer taraftan, farklı türde işlerde iyidir.
İleri derecede yapılandırılmış ve hızla değişen bilgilerin elde edilmesi, dönüştürülmesi ve dağıtılması gibi konularda bilgisayarlar çok daha yüksek kapasiteye sahiptir.
Gereken becerilerin karması bilindiğine göre melez bilgi ortamlarını kurmak zor olmayacaktır.


BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 İLKESİ'ni görmek için tıklayın...


bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 85

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Bilgi Yönetiminin 10 İlkesi - 1: Bilgi Yönetimi Pahalıdır (Bilgisizlik de öyle)

Bilgi bir sermayedir, bir varlıktır. Ancak, onun etkili yönetimi diğer varlıklara yatırım yapmayı gerektirir. Para ve emek yatırımına ihtiyaç duyan birçok spesifik bilgi yönetimi aktivitesi vardır. Örneğin,
- Bilginin ele geçirilmesi. (Dokümanların yaratılması ve verilerin bilgisayara taşınması.)
- Bilgiyi düzenleme, bir araya getirme ve öze indirme yoluyla değer katma.
- Bilgi sınıflandırma yaklaşımlarını geliştirmek ve bilgiye yeni katkıları sınıflandırmak.
- Çalışanları bilginin yaratılması, paylaşılması ve kullanılması konusunda eğitmek.

Çok az firma bilgi yönetiminin maliyetini hesaplamıştır. Ancak bazı sayısal tahminler vardır. Bilgi temelli firmalarda gelirlerin %7-10'unun entelektüel sermayenin geliştirilmesi ve yönetilmesi için harcandığı tahmin edilmektedir.

Bilgi yönetimi pahalı olmakla birlikte bilgiyi yönetmemenin daha pahalı olduğu açıktır. Cehaletin ve aptallığın organizasyona maliyeti çok büyük boyutlara ulaşabilir. Bir organizasyonun anahtar kişilerin bildiklerini unuttuklarını ya da ayrılıp gittiklerini düşünün. Bu durumda müşterilere ya çok geç yanıt verilecek ya da hiç verilmeyecek. Hatalı bilgiye dayalı zayıf kararlar verilecektir. Sonuçta bunların da önemli bir maliyeti vardır. Kalitenin değerini hesaplayan organizasyonlarda, nasıl düşük kaliteli ürün ve hizmetlerin maliyeti hesaplanıyorsa, bilginin değerini ölçmek için bilmemenin maliyetini de ölçmek gerekir.

BİLGİ YÖNETİMİNİN 10 İLKESİ'ni görmek için tıklayın...

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 84/85

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...