Şirketler kurumsal içerik yönetim uygulamaları olmaksızın içeriği organize etmek, dijital hale getirmek, tanımlamak, görselleştirmek için çok ciddi emek harcıyorlar. Genelde bu çabayı, en yüksek değeri gördükleri müşteri iletişimi olan noktalara yoğunlaştırarak kaynağı bu şekilde öncelikli bir alanda değerlendirme yaklaşımında oluyorlar.
Bazı firmalar, kurumsal içerik yönetimi altyapısı kurmak gereksinimini yasal veya finansal anlamda ciddi bir sorun yaşadıktan sonra hissediyorlar ve çözümleri hızla hayata geçiriyorlar. Bu çözümler stratejik bir yaklaşımın sonucu olarak oluşmadığı ve BT altyapısının bir parçası olarak değerlendirilerek yaklaşılmadığı için genelde tek bir departmanın gereksinimlerine uygun geçici ada çözümler olarak kalabiliyor. Ada çözümler oluşmasında diğer nedenler ise uygulanan çözümlerin ölçeklenebilir özellikte olmayışı, güvenlik özelliklerinin yetersiz kalması, entegrasyon yeteneklerinin kısıtlı olması, uyarlanabilir olmaması, Web erişimi olmaması. Bu çözümler kurum içerisinde artmaya başlayınca bunları birleştirmek, entegre etmek gereksinimleri oluşuyor. Bu da kurumları mevcut yatırımları korumak için ekstra çaba içerisine sokuyor veya münferit gereksinimlerin hepsine cevap verebilecek kurumsal çözümlere yönelerek mevcut yatırımdan vazgeçmek zorunda kalıyorlar. Sonuç, düşük yatırım geri dönüşleri ve kaynak kullanımı açısından tekrarlanması gereken çaba anlamına geliyor. Bu konuda sağlayıcı firmalar, global bilgi paylaşım vizyonu ile, firmaların yatırımlarını koruyabilmeleri amacına yönelik olarak farklı çözümlerin birlikte işlerlik özelliklerine sahip olabilmesi için çalışmalar da yürütüyorlar.
Bu nedenlerle konuya kurumsal yaklaşmak, planlamaları ve fazlandırmaları bu doğrultuda yapmak bir yandan kurumların proje etkinliklerini artıracak diğer yandan BT departmanlarının etkin ve yüksek geri dönüşlü çözümler oluşturma hedeflerini karşılamalarına yardımcı olacaktır. Ne yazık ki, çok az kurum, bu konunun stratejik faydalarını ve gereklerini farkederek bu alandaki kısa ve orta vadeli planlarını oluşturmuş durumda. Bilginin eksponansiyel hızla artması, bu konunun kurumların öncelikli gereksinim listesinde üst sıralarda yer almasına neden olacak.
Diğer bir itici güç iş süreçlerinde yapısal olmayan bilgi gereksinimine çözüm oluşturma ihtiyacı. Mobil çalışma yönetmelerinin artması bu konunun daha hızla ele alınmasını sağlayacak. Burada BT yöneticilerine, acil çözüm seçenekleri ile gelen departmanları, bu işin bu şekilde ele alınmaması gerektiği, sağlıklı bir seçim sürecinin tüm kurumda uygulanabilecek ve gereksinimleri ortak paydada birleştirecek ve ileriye yönelik olarak kurumun iş stratejilerine de cevap verebilecek doğru çözümü bulmanın kurumun genel faydası olduğu yönünde ikna etmek konusunda görev düşüyor.
Kurumsal içerik yönetim konusu, bir süredir yavaş yavaş gündeme gelen ancak tam olarak da konumlandırılamayan bir konuyken son dönemde çözüm sağlayıcıları arasında yaşanan birleşme ve satınalmalar ile daha net ve çerçevesi belirgin bir şekle dönüşüyor. Böylelikle, firmalar da ihtiyaçları ile çözümleri daha kolay örtüştürebilir hale gelecekler. Gartner tarafından 2010 yılına doğru sağlayıcıların içerik yönelimli dikey çözümler sunmaya başlayacakları tahmin edilmektedir.
Temelde, kurumsal içerik yönetimi, bilgi depolama sistemlerinin ötesinde, kurumun bilgiye bakış açısını yöneteceği stratejik bir sistem olarak algınlandığı noktada kurumlar bu sistemlerden gerçek faydayı elde edecekler. Her sektörün ve fonksiyonun bu doğrultuda gereksinimleri var. Bu nedenle bu konuya stratejik yaklaşmak bu konuda atılan en önemli adımlardan birisi olacaktır.
Kaynak: bkz. http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub11.php (27.12.2007)
DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...
