Türkiye İş Kurumu (İŞKUR) Samsun İl Müdürlüğü’nde görevli İş ve Meslek Danışmanı Ömür Demircioğlu, iş bulmak kadar, ilk işte başarılı olmak ve tercih edilen eleman olarak kalmanın da güç olduğunu söyledi. Bunun için bazı noktalara dikkat edilmesi gerektiğini belirten Demircioğlu, işe yeni girenlerin, mesaiye zamanında gitmeye ve mümkün olduğunca az izin kullanılmaya özen göstermesini önerdi. İş yerine uygun giyinmenin de son derece önemli olduğunun altını çizen Demircioğlu, ilk işte tecrübesiz olmanın getireceği olumsuzlukların unutulmaması, bunun için önemsiz, angarya görülen işleri bile küçümsenmeden, başarı ile yapmaya dikkat edilmesi gerektiğini kaydetti. Demircioğlu, verilecek önemsiz gibi görülen işlerin ciddiye alınarak başarı ile yapılmasının işveren üzerinde olumlu bir etki bırakacağını vurguladı.
Eleştiriler gurur meselesi yapılmamalı
İş hayatında eleştirilerin gurur meselesi yapılmaması gerektiğini belirten İş ve Meslek Danışmanı Ömür Demircioğlu, iş hayatında, özellikle ilk işte eleştirilere açık olmanın, personele artı getireceğini söyledi. Demircioğlu, şöyle devam etti:
"İlk işinizde angarya işlerden kaçınmayın ve eleştirilere açık olun. Büyük, küçük verilen her görevi başarıyla yerine getirin. Eleştiriye açık olun, neden eleştirildiğinizi anlamadıysanız, neden eleştirildiğinizi sormaktan çekinmeyin."
İlk işte çok kişi tanımanın son derece önemli olduğunu bildiren Demircioğlu, kişilerle iyi iletişim kurmanın, gelecek için birer yatırım olduğunu ifade etti. İşin zorlukları karşısında hemen pes edilmemesini, en az 6 ay ya da bir yıl denenmesini öneren Demircioğlu, ancak kişinin kendisini yaptığı işte yeterli ve mutlu bulmadığı takdirde mutlaka severek yapacağı bir işi tercih etmesi gerektiğini kaydetti.
Yeni bir işe başlandığında gelecek için kariyer hedefleri yapılmasının kişinin kendisini geliştirmesi açısından önemli olduğunu belirten Demircioğlu, iş hayatı boyunca kişisel gelişime katkıda bulunacak eğitimlerin alınması gerektiğini söyledi.
Kaynak: http://www.haber7.com/haber/20080108/Ilk-iste-basari-ve-kariyerin--yolu.php (08.01.2008)
2- ‘Hayır’ demekten korkmayın.
3- Rahatlayın. Belki gün içerisinde canlandırıcı bir yürüyüş, biraz mağaza gezmek, iPod dinlemek ya da bir roman okumak gibi, kafanızı günlük endişelere kapatacak eylemlerle kendinize biraz zaman ayırın. Bazı insanlar, jimanstik salonu veya yoga dersine gitmeyi tercih edebilir, egzersiz vücuttaki endorfinin salgılanmasını sağlar.
4- Öğle yemeğini atlamayın ve yemeğinizi masanızdaki beş dakikalık bir sandviçle geçiştirmeyin. Çalışma gününün ortasında ara vermek, zihinsel ve fiziksel olarak işten uzaklaşmanız için size iyi gelecektir. Yemeklerinizi de hissederek yiyin. Fazla şeker ruh halinde dengesizliklere neden olur ve sağlıklı olmayan gıdalara olan isteği tetikler.
5- Yeterli uykuyu aldığınızdan emin olun.
Kaynak: http://www.haber7.com/haber/20071128/Ofiste-ofkeyi-yenmenin-5-yolu.php (28.11.2007)
Psikoterapist Lucy Beresford, giderek daha yorucu olan ofis ortamında çalışanların zihnine neler olduğunu değerlendirdi ve ofiste öfkeyi yenmek için 5 yöntem önerdi:
Ofis yaşamı gün geçtikçe daha da yorucu bir hale geliyor; çalışanların sadece yüzde 5’i iş yerinde hiçbir şeyin kendilerini öfkelendirmediğini söylüyor. Uzun ve anlamsız toplantılarda zaman kaybetmekten, fotokopi makinesinde kağıt sıkışmasından, insanların kabalığından ve kendimizi desteksiz hissetmekten nefret ediyoruz. Neden öfkelendiğimize şaşmamalı! Aramızdan yüzde 83’ümüz bir çalışma arkadaşının öfkesini kontrol edemediğine tanık olmuş; yüzde 63’ümüz öfkeden kontrolünü kaybederken, bir defadan fazla olmak üzere öfkeden kontrolünü kaybedenlerin oranı ise yüzde 50. Kuşkusuz ki, ofis ortamı ‘yüksek duygu dışavurumunun’ mevcut olduğu bir mekandır.
Eğilimler ve psikolojik nedenler
Kontrol dışı!
İnsanlar kontrollü olmayı tercih ederler. Çocukken, dünyanın merkezinde olduğumuzu, kontrol ettiğimizi, herkesin ve diğer her şeyin bizim çevremizde dansettiğine (‘objelerimiz’in) inanarak yetişiriz. Zaman geçtikçe bu inancın bir yanılsama olduğunu ve her şeyin bizim kontrolümüzün altında olmadığını öğreniriz. Yaşımız ilerledikçe, kontrolün elimizde olduğuna inanır, çocukluğumuzun hayal dolu, her şeye kadir olduğumuzu düşündüğümüz günlerine geri döneriz.
En stres dolu durumlar bizleri çok daha fazla etkiler, çünkü kabul etmek istemediğimiz bir durumu gözler önüne serer: Her şeyin kontrolümüzde olmadığını! Bu durum bizim için küçük düşürücüdür ve hayat bizim istediğimiz gibi sürmediğinde öfke, içimizde ayaklarını vuran küçük çocuğumuzdur. Bu araştırmaya yanıt veren 1.857 kişinin yüzde 88’i orta ve aşağı birimlerde (middle management and below) çalışanlardan oluşuyor. Bu kişiler, iş yaşamlarında kontrolün ellerinde olmadıklarını hissetmektedirler.
Ofis yaşantısı ile ilgili bir diğer sorun ise bir grubun parçası olmamızdan kaynaklanmaktadır. Rekabet içerisinde, çelişen taleplerle başa çıkmaya çalışırız. Ekip, aynı firma için çalışmak üzere biraraya gelmiştir, ancak aynı zamanda herbirimiz zaman, kaynaklar ve promosyon veya bonuslar için rekabet eden bireyleriz. Bir diğer taraftan günümüzün stresli geçip geçmeyeceğinde belirleyici olacak şekilde grubun diğer üyelerine, araç gereç, dışarıdan gelen bilgiler doğrultusunda bağlıyız.
Yine mi toplantı!
Uzun ve anlamsız toplantılar (%50) bizi sinirlendiriyor, bunun nedeni ise bu durumun bilinçaltımızda zamanımızı kontrol edemediğimizi bize hatırlatmasından kaynaklanıyor. Bu toplantılarda tek mutlu olan kişi, toplantıyı düzenleyendir. Dikte edici veya yapısı olmayan toplantılardan hoşlanmayız. İnsanlar açıklık ister ve tabiatımız gereği adalet ararız. Her iki olgu ile oynandığında bu bizi rahatsız eder.
Gerginlik ve memnuniyet karşı karşıya
Freud, hayatlarımızı gerginlik ve rahatsızlıkları azaltarak, memnuniyet ve tutarlılık hissini yerleştirmeye çalışarak yaşadığımızı söylemiştir. Aç olduğumuzda tüm enerjimizi, açlık duygumuzu yok edecek çözüme veririz. Bebekler rahatsız olduklarında ağlarlar (açlık, altını ıslatma ve hastalık gibi...). Ofiste çalışan yetişkinlerin durumu da farklı değil. Ofiste bir ölçüde çocuksulaştırılırız (karar alma süreçlerimiz ile ilgili kontrolü bir ölçüde patron veya firmaya veririz) ve dengemizi bozacak şeylere karşı hassasiyetimiz yüksektir. Bu, e-postaların fazla kullanımı (%14), çalışma arkadaşlarının cep telefonlarını sessize almamaları (%22), kirli bir mutfak (%16) veya yanlış ofis sıcaklığı (%37) olabilir.
En çarpıcı olan ise anlamsız/uzun toplantılar en ortak şikayet iken, bizi daha fazla sinirlendiren şey ise insanların kaba ve yukardan konuşmaları (%21). Kabul edilebilir davranış konusunda hepimizin içinde, kimseye belli etmediğimiz sınırlarımız var. Ekiplerde, insanlar grubun genel iyiliği ve herkesin anlaşabilmesi için bireysel ihtiyaçlarını bastırmak isterler. Ancak maalesef, bu durum hayatta kalma içgüdümüz ile çelişmektedir, bu da başkalarının ihtiyaç ve görüşlerine karşılık bizim ihtiyaçlarımızın karşılanması ve fikirlerimizin duyulması anlamına gelmektedir.
İnsanlar makinelere karşı
Gerilimi ve rahatsızlığı bertaraf etme ihtiyacımız, ekipman bozukluklarına yönelik tepkilerimizi belirleyen önemli etkenlerdendir. BT sistemi bozulduğunda (%28), sistem üzerinde dokümanları bulamadığımızda, fotokopi makinesi ya da yazıcı bozulduğunda (%30) kendimizi çaresiz ve saldırıya uğramış gibi hissederiz. Eğer bu tür ekipman bozuklukları süreklilik kazanmışsa, bizler için durum işkenceden farksızdır. Bunun nedeni, izdüşümsel kimlik (projective identification) olarak adlandırılan bir sürecin parçası olmasıdır: Fotokopi/yazıcılara şiddet uygulamak isteyen kızgın yanımız, bu fanteziyi fotokopi/yazıcı üzerine yansıtır ve sonra fotokopi/yazıcının bizi dönüp ısırmak istediğini hayal eder.
İnsan insana karşı!
Bizler aynı zamanda, ihtiyaçlarımızla ilgilenmeyen yönetime de sinirleniriz, çünkü içimizdeki çocuksu tarafımız, yönetimin bir derecede bizim vekil ailemiz olmasını istemektedir. İçerde bir yerde, iş çerçevesinde bir ‘ticari anlaşma’ vardır: “Senin için çalışıyorum, bu yüzden ihtiyaçlarımı karşılayacaksın.” Bu anlaşmada herhangi bir uyuşmazlık algılandığında şikayetler başlar. Çalışkan yöneticiler örneğin %23’ümüzü sıkar, toplantılara hazırlıksız katılanlar %30’umuzu sıkarken, destek eksikliğinden dolayı sinirlenenlerin oranı %36’dır.
Stresin çıkış noktası
Sinirlendiğimiz zaman bunu kendi içimizde tutamayız. Yarımız adı geçen bir ila beş durumda öfkeleniyoruz; örneğin sıklıkla patronumuza (%43), iş arkadaşımıza (%33’ü aşkın) ya da tedarikçi veya müşterilere (%27) kızıyoruz. Bazılarımız ise şiddete başvuruyor (%9). Kendimizi çaresiz hissediyoruz, bu nedenle cansız bir nesneyi tekmeleyerek, kırarak o an için kendimizi güçlü ve kontrollü hissediyoruz. Ofis ekipmanları (yazıcı, masa, klavye, telefon) ise ofis öfkemize en çok maruz kalan nesneler.
Ofiste ‘güvenli bölge’ istiyoruz
İnsanların %60’ı kısmen ya da tamamen açık ofislerin stresin artmasına katkıda bulunduğunu düşünüyor. Bu, kendimize ait bir alan istememizden kaynaklanıyor; bu alanı kişiselleştirip, kullanımını kontrol etmek istiyoruz. Açık plan ofislerde ‘güvenli bölgemize’ diğerlerinin kolayca işgal edildiğini hissediyoruz ve bu da bizi çok endişeli ve hatta savunmacı yapabiliyor. %21’imiz, kendimize ait bir ofisin stres seviyesini düşüreceğine inanıyor. Bu ‘yuva’ içgüdüsü, kendi park yerlerini başkaları tarafından kullanıldığı zaman sinirlenen insanlarda (%7) da görülebiliyor.
Ofisi daha az ofis yapacak her şey kabulümüz!
Eğer ofis ortamının daha ‘güzel’ olduğuna inanırsak, stres seviyemiz düşecektir. Havalandırma sistemi (%43), iyi depolama (%37) ve doğal ışık (%26) yetersizliğinden yakınıyor, temiz hava (%48), ücretsiz içecek ve meyve (%45) ve dinlenme mekanları (%37) istiyoruz. Bu kendimizi ofis ortamında olduğumuzu inkar etme çabalarımızın bir yansıması; bilinçaltında ‘ofis = kontrol altında olmak’ anlamına geliyor, bu nedenle ofisi daha az ofis yapan her şeyi, memnuniyetle kabul ediyoruz. Bu da insanların %38’inin evden çalışmanın stresi azaltacağına inanmasının sebebi. Bazıları için, başka nedenlerden kaynaklanan öfke dışardaki nesnelere yansır: Patron, ofis, iş arkadaşı, yazıcı... %24’ümüz yeni bir patronun ofis hayatını daha iyi yapacağını düşünüyor.
İdari stresle baş etmeye çalışan müşterilerle çalışan psikoterapist Lucy Beresford, “İnsanlar, ofiste daha az stresli olmak için, kendi hayatlarını ve çalışma ortamlarını daha fazla kontrol edebilmeye ihtiyaç duyuyor” diyor.
Aynı zamanda da bunun çözümü için yapılabilecekleri de ekliyor:
“Ofiste Öfke giderek artıyor, fakat toplantıların daha düzenli olması ya da kişiler arası nezaket gibi bazı inisiyatifler hem stres seviyesini azaltabilir, hem de ofis ekipmanlarının ömrünü uzatır!”
Stresle başa çıkmak için önemli 5 ipucu
1- Kendi sınırlarınızı anlamaya çalışın. Neler yapabileceğinizi ve neyin size fazla geleceğini bilin.
2- ‘Hayır’ demekten korkmayın.
3- Rahatlayın. Belki gün içerisinde canlandırıcı bir yürüyüş, biraz mağaza gezmek, iPod dinlemek ya da bir roman okumak gibi, kafanızı günlük endişelere kapatacak eylemlerle kendinize biraz zaman ayırın. Bazı insanlar, jimanstik salonu veya yoga dersine gitmeyi tercih edebilir, egzersiz vücuttaki endorfinin salgılanmasını sağlar.
4- Öğle yemeğini atlamayın ve yemeğinizi masanızdaki beş dakikalık bir sandviçle geçiştirmeyin. Çalışma gününün ortasında ara vermek, zihinsel ve fiziksel olarak işten uzaklaşmanız için size iyi gelecektir. Yemeklerinizi de hissederek yiyin. Fazla şeker ruh halinde dengesizliklere neden olur ve sağlıklı olmayan gıdalara olan isteği tetikler.
5- Yeterli uykuyu aldığınızdan emin olun.
DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...
Forrester araştırmalarına göre, 2007'de pazardaki lisans boyutunun 3.3 milyar dolar olacağı tahmin edilmişti. Bu rakamlara ulaşma beklentisi, sektördeki genel büyümenin ötesine geçen bir tahmin.
Türkiye'nin genelde dünya BT pazarındaki payının yaklaşık % 0.5 olduğu varsayımı ile Türkiye için bu rakamın 16 milyon dolar olacağı varsayılabilir. Ancak, Türkiye'deki çözüm yaklaşımının ve bu konuya verilen önemin henüz aynı ölçekte olmadığını da göz önünde bulundurmak gerekirse, bu rakamın altında kalacağı beklentisi daha gerçekçi olacaktır.
Kaynak: bkz. http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub11.php (27.12.2007)
DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...
DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...
Kurumlar doküman yönetimi konusunda 1995 yılından itibaren çeşitli uygulamalara başladılar. 2000 yılı itibariyle bu tip sistemlerin varlığından ve getirilerinden haberdar olup, ileriye yönelik planlamalarına dahil eden kurum sayısı arttı. Son birkaç yıldır ise kurumlar bir anlamda “firmanın hafızası” sayılan ve, fikri mülkiyeti korumayı ve verimliliği artırmayı hedefleyen bu tip sistemlere olan gereksinimi daha belirgin hissetmeye başladılar. Bunun sonucunda global ürünlerin de geldiği noktayı değerlendirerek kurumsal içeriğe yönelik birçok bileşeni içinde barındırarak bu konudaki gereksinimlere tümüyle çözüm olan ürünlere yönelmek ve fazlandırılmış bir yapı içerisinde yaygınlaştırarak tamamlayıcı uygulamaları arka arkaya hayata geçirebilmek hedefleniyor. Önümüzdeki yıllarda depolama sistemlerinde maliyetlerin azalacağı ve artan bilgi miktarı ile birlikte birim maliyetlerin çok düşük seviyelere ineceği ve bu sistemlerin kurumun yapısı ile tamamen bütünleşerek kullanım etkinliğinin daha yüksek seviyelere ulaşacağı öngörülebilir.
E-postalar %75-80 oranında kritik iş bilgisini barındırmaktadır, ve her 2 yılda bir 3 katına çıktığı tesbit edilmiştir, bu nedenle de yönetilebilir olması gereklidir. E-postaların da doküman yönetimi içerisinde değerlendirilmesi konusu bir süredir üzerinde durulan bir konuydu ve kurumlar bu konuya yeni yeni önem vermeye başladılar. Sonuç olarak bu sistemlerdeki gelişim ve doküman yönetim sistemi kullanımındaki artış kaçınılmaz, çünkü bu sistemler olmaksızın artan bilgi oluşum hızı ile kurumların bilgiyi yönetebilmesi olanaksız hale gelerek ciddi tehdit yaratmaya başlayacaktır.
Uyumluluğa ve denetime yönelik gereksinimlerin karşılanması konusu da hızla gündemimizde yer alırken doküman yönetim sistemleri daha da kaçınılmaz bir teknoloji olarak karşımıza çıkıyor. Bu amaçlarla doküman yönetimi kullanımı artacak ve sözkonusu bilgilerin kayıt olarak saklanması ve belgelenmesi amacıyla kayıt yönetim sistemleri gündeme gelecektir. Her doküman tipinin kurum içerisinde bir yaşamdöngüsü tanımı olmalıdır. Bu tip sistemlerde döngü süresince ve sonunda bilginin kritikliğine ve gerekliliğine bağlı olarak gözden geçirme, onaylanma, yayınlanma, arşivlenme ve devreden çıkarma politikaları ve kuralları tanımlı olmalı ve bilgi bu doğrultuda yönetilmelidir. Bir başka yönlendirici unsur ise BT personelinin minimum desteği ile hızlı bir şekilde gerekli bilgiye ulaşmaktır.
Kullanıcı tarafında bu gelişmeler olurken, içerik yönetim çözüm sağlayıcıları da çözüm standartlarını belirlemek ve sistemler arası bilgi alışverişine yönelik yapılar kurgulamak yönünde birlikte çalışmalar yürütmekteler. Bunlar yakın geleceğe yönelik eğilimler. Bugün kurumlar ne tip özellikler arıyor diye baktığımızda değişik unsurlarla karşılaşıyoruz.
Çözümlerde aranan özelliklerin yanısıra, sağlayıcı firmalarda en önemli özellikler ürün stratejisi, gelirinin ne kadarını bu alandan elde ettiği, ARGE yatırım oranı, finansal gücü, projelendirme ve destek yetenekleri olmaktadır.
Kurumsal içerik yönetiminde dışkaynak kullanımı, Türkiye için zaman içerisinde değerlendirilebilecek bir konu olarak gözlemlenmektedir. Tabii ki bu tip uygulamalar kurumlara donanımın, altyapının ve hizmetin paylaşımı nedeniyle ekonomik açıdan yararlar sağlayacaktır, ancak şu andaki en temel engel geniş ağ altyapılarının çok maliyetli olması ve henüz sözkonusu maliyetleri azaltabilecek yatırımların sağlanmamış olmasıdır. Doküman yönetim sistemlerinde doküman boyutları nedeniyle işlem bazlı sistemlere oranla daha kapasiteli ağ kullanımı sözkonusu olabilmektedir. Bunun için uygun altyapının pratikte oluşturulması şu anda gerek maliyet gerekse teknolojik altyapı açısından yol katedilmesi gereken bir konudur. Bunun yanısıra kurumlar fikri mülkiyetlerinin güvenliği açısından bu tip uygulamalara henüz tereddütle yaklaşmaktadırlar. Ancak, kurum bünyesinde bulundurulabilecek altyapılar üzerinde bu şekilde bir hizmetin kısmen sunulması sözkonusu olabilir ki bu şekilde uygulamalarla karşılaşıyoruz. Örnek olarak bazı firmalar yoğun doküman tarama ve çıktı oluşturma işlemlerini veya doküman yönetim sistemlerinin belkemiği olan indeksleme işlemini tamamen dışkaynaklı yürütmeye başlamıştır. Tüm alanlardaki dışkaynak kullanım süreçlerinde olduğu gibi, bu noktaya gelindiğinde, olağanüstü durum yönetimi, kesinti yönetimi, güvenlik gibi konuların da detaylı olarak ele alındığı hizmet seviye anlaşmalarının, sistemlerin sağlıklı işletilebilmesi açısından önemine dikkat edilmelidir.
Sonuç olarak yurtdışında yapılan araştırmaların da bizlere gösterdiği gibi, nasıl bir işletim modeli olduğundan bağımsız olarak, doküman yönetim sistemi kullanılan kurumlarda çalışanlar %90 oranında bu sistemleri önemli BT altyapıları olarak değerlendiriyorlar. Bugün biz de kullanıcılarımıza baktığımızda artık doküman yönetim sistemlerini hayatlarının bir parçası olarak görmeye başladıklarını ve bu sistemler olmadan işin verimli yürümeyeceğinin çok net olarak farkında olduklarını gözlemliyoruz.
BThaber12-18 Şubat 2007 sayısı bildirisinin tam metni.
Kaynak: http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub10.php, Şubat 2007
DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...
Bilgi yığınları arasında organizasyonlar, bilgiyi yaratmak, üretmek, anlamak, kullanmak ve değerlendirmek için yeni araçlara ihtiyaç duyarlar. Yapısal olmayan bilgiyi barındıran dokümanlar organizasyonun can damarını oluşturur ve aslında onun diğer kurumlarla, müşterileriyle, sağlayıcılarıyla olan iletişim yeteneğini temsil eder. Bu önemine rağmen, bu zamana kadar kurum içerisinde yeterli önceliğe sahip olamayan dokümanlar, gereksinimi giderek daha çok hissedilen doküman yönetimi çözümleri ile, kurumların yönetilebilen stratejik kaynakları olarak değerlendirilebilecekler.
Doküman Yönetiminin Faydaları
Kurumsal içerik yönetim (Enterprise Content Management) sistemlerinde elde edilecek en önemli faydalardan birisi olan verimlilik, insan kaynağına dayalı işlerde maliyet avantajı yaratmak amacıyla aynı sayıda kişi ile daha fazla iş çıktısı üreterek, insan kaynağını daha nitelikli işlere yönlendirmekle ortaya çıkar. Bu alandaki çözümler, bulunamayan veya erişilemeyen bilgiden dolayı oluşan iş tekrarlarını ve uzun bilgi arama çabalarını ortadan kaldırır. “Veri yakalama” olanakları ile de, süreçler hızlanarak iş döngüsü artar. Sonucunda tüm bunlar maliyetlerde azalma ve müşteri memnuniyetindeki artış anlamına gelir.
Doküman yönetimi ile birlikte verimliliği artıran temel alanlardan birisi olan “veri yakalama” (Data Capturing) önümüzdeki dönemde öne çıkacak konular arasındadır. Bilgisayar sistemleri tarafından doğrudan kullanılamayan görüntü bazlı dokümanlarda yer alan veriler bu sistemler aracılığı ile yönetim uygulamalarına aktarılır. Elektronik ortamda bulunan dokümandan maksimum çıkarımı yapmak ve buradan yakalanan veriyi diğer iş sistemleri ile bütünleştirmek temel hedef olmalıdır. Önemli iş bilgileri bir sürecin belirli bir kısmında oluşabildiği gibi, kurumsal etkileşimler sonucunda belirsiz bir zamanda da oluşabilirler. Bu tip bilgileri tanıyarak bilgi sistemine kazandırmak için en önemli unsurlar bilgi yapılarını kurarken süreçlerle ilişkilendirmek ve diğer sistemlerle bütünleşmesini sağlamaktır.
Önemi giderek artacak olan ancak bazı değişikliklere uğraması beklenen bir alan ise “arama” dir. Web 2.0 ile internet ortamının ve burada oluşan bilginin daha aktif kullanılması sonucunda “arama” fonksiyonlarının daha geniş bir alanda ve daha az sonuç döndürecek şekilde yapılandırılması beklenmektedir.
Doküman yönetim sistemleri diğer sistemlerin bir bölümü olarak da kullanılabilir. Örneğin, kurumun operasyonel sisteminin bir aşamasında dokümanın kullanıcıya görüntülenmesi gereksinimi olduğu durumlarda, doküman yönetim sistemi bir depolama ortamı olarak değerlendirilir. Sigorta poliçesi, mühendislik çizimleri gibi özel dokümanların güvenli saklanması ve ihtiyaç olduğu anda erişimi amaçlı sistem kullanım örneklerine de sıklıkla rastlanmaktadır. Öte yandan doküman odaklı fonksiyonlarda, doküman yönetim sistemi aracılığı ile doğrudan dokümana erişim tercih edilmektedir.
İş dokümanlarını kontrol etmek ve yönetmek rekabet stratejisinin çekirdeğidir. Etkin bir şekilde bulunan, yönetilen, işlenen, saklanan ve dağıtılan doküman, kurumun değişen pazar koşullarına uyum hızını artırırken, verimliliği artırır ve maliyeti azaltır. Bilgi bazen tek kişinin veya birimin kontrolünde olup sadece o kişi tarafından değiştirebilmekte diğer kişiler dokümanı inceleyerek gereksinim duyduklarında bilgiye erişerek çalışmalarını sürdürmektedirler. Bazı dokümanlar ise yetkili olan birden fazla kişi tarafından değiştirilebilme özelliğine sahiptir ki bu, proje çalışma grupları tarafından veya akış bazlı fonksiyonlarda tercih edilen bir yöntemdir.
Dokümanların Yaşam Döngüsü
Kurum içerisinde yer alan tüm dokümanlar bir yaşam döngüsüne sahiptir. Dokümanların yaşam döngüleri veya yaşam döngüsündeki aşamaları doküman tipine, sürecin doğasına ve kurumun içinde bulunduğu sektöre göre farklılık gösterir. Bazı sektörlerde yaşam döngü süresi onlarca yılı bulabilmektedir. Bu sürenin büyük bir bölümünde doküman arşivde beklemektedir. Ancak dokümana ihtiyaç duyulduğunda orijinal hali ile hızlı bir şekilde ulaşmak esastır. Yasal ve hukuksal zorunluluklar da bu tip yaşam döngüleri yaratırlar. Öte yanda ürün lansmanı, kampanya dokümanı gibi dokümanların yaşam döngüleri aylar mertebesindedir. Bu tip dokümanlar bir dönem çok yoğun kullanılır, ancak dönem sonunda geri dönüp bakılma gereksinimi ve zorunluluğu çok azdır. Daha da kısa yaşam döngüsü olan doküman tiplerine kredi kartı başvuru formu örneği verilebilir. Bu tip dokümanlar daha çok işlem bazlıdır ve o işlem tamamlandıktan sonra dokümana geri dönme gereksinimi hemen hemen hiç oluşmaz. Dokümanların yaşam döngü tanımları ve kullanım eğilimleri sistemlere, uygulamalara ve alt sistem gereksinimlerine karar verirken kritik rol oynarlar.
Doküman Yönetim Sistemi Gereksinimleri
Dokümanlar gibi doküman yönetim gereksinimleri de dinamiktir. Bazen gereksinimler güvenlik veya işlemsel entegrasyonu ön planda tutmayı gerektirecek yapıda, bazen ise dokümanın farklı yaşam evrelerinde versiyon kontrolleri ve esnek erişim parametrelerini destekleyecek yapıda olması beklenmektedir. Kurumu yönlendiren hangi gereksinim olursa olsun, bu sistemler kurumun ortak hafızasını oluşturarak verimliliği ve iş sürekliliğini koruyup, artıracak yönde destek olacaklardır.
Her ölçekte kurum için doküman yönetim sistemleri önemli bir gereksinimdir. Bireysel kullanıcılar kolaylıkla yanlış doküman üzerinde işlem yapabilirler, yanlışlıkla doküman silebilirler, zaten varolan bir versiyonu yeniden yaratabilirler, iş tekrar yaşanabilir, yetki dışı veya konuları ile ilgisiz dokümanlara ulaşabilirler. Bu istenmeyen durumların oluşmaması ve etkin çalışma ortamı büyük kurumların olduğu kadar KOBİ lerin de gereksinimidir. Hatta KOBİ lerin daha verimli çalışmalarını zorlayan koşulları sağlamak yönünde destekleyici bir unsurdur.
İçinde bulunduğumuz bilgi çağında bilgi büyük önem taşıyor. Bilgiye vaktinde ulaşmak kadar faydasız bilgileri ayıklamak da çağımızın bizi yüzyüze getirdiği sorunlardan biri. İşte bu "Bilgi Tufanı"nın iş hayatına olan etkilerini araştırmak için; Intel, Google, IBM ve Microsoft gibi büyük teknoloji şirketleri profesör ve danışmanlarla beraber çalışmaya karar vermiş ve bu doğrultuda "Information Overload Research Group" kurulmuş.
Bu grubun amacı; e-posta, anında ileti (instant message) ve telefon görüşmelerinin iş akışına olan etkilerini araştırmaktır. Araştırmalara göre gereksiz iş bölünmeleri yüzünden verimliliğin düşmesi ABD'deki şirketlere yıllık 650 milyar dolara maloluyor. Bir ironidir ki tam bu iş bölünmelerine sebep olabilen buluşları yapan teknoloji şirketleri bu soruna uygun çözüm bulmakla rekabette bir adım ileride olmayı hedefliyorlar.
Intel'in 8 aylık bir araştırma sonucu ulaştığı sonuç şöyle: İşlerinin bölünmesine izin vermemeleri gerektiği söylenen çalışanlar normalinden çok daha verimli ve yaratıcı olmuşlar. RescueTime diye bir kurumun araştırmalarına göre de, BT bölümünde görevli olup bütün gün bilgisayar başında bulunan bir çalışan günde ortalama 50 kez mail kutusuna bakıp yeni iletilerini kontrol ediyor, günde 77 defa anında ileti kullanıyor ve günlük ortalama 40 web sayfası ziyaret ediyor.
Yazılım geliştirenler dijital iletişim ile çalışmanın nasıl daha verimli olabileceğini ve iş bölünmelerini nasıl en asgariye inderebilecekleri konusuna ağırlık vermiş bulunuyorlar. Mesela Google'ın mail hizmeti olan Gmail'de kullanıcılara sisteme 15 dakika engellenme imkanı verilmiştir.
"Information Overload Research Group" kurucularının başlıca hedefi, mail kanalının yanlış kullanılmasını önlemek. Bazı ofislerde karşı masadaki kişiyle bile artık sadece mail yoluyla iletişim kuruluyor.
Eğer bir uzlaşma gerekiyorsa, bunun problemin çözümü doğrultusunda bir miktar yol aldıracağından emin olmalısınız. İyi bir uzlaşmanın özelliği budur.
Sonra kararı eyleme dönüştürmeniz ve kimin hangi adımları atacağını, ayrıca kararın sonuçlarından kimin sorumlu tutulacağını belirlemeniz gerekir.
Son olarak da kararın istenilen sonuçları üretip üretmediğini görmek için izlemeniz gerekir.
Doğru karar doğru analiz kadar cesaret de gerektirir. Problem hakkında bilgili kişilerden görüş talep ederek başlamalısınız. Bu görüşleri test edebilmek için görüş sahiplerinden görüşlerini gerekçelendirecek olgular toplamalarını isteyin. Etkin kararlar alabilmek için farklı görüşlere sahip olanlar arasında örgütlü uyuşmazlık geliştirmelisiniz. Bu şekilde kararın değişik boyutlarını daha iyi anlamanız mümkün olur. Ve her alternatifin riskleri ile kazanımlarını tartarak bir kere eylem hattı belirledikten sonra kararı en iyi kimin uygulayabileceğini de bilirsiniz.
Yöneticiler etkin karar almanın altı unsurunu izleyerek karar almanın riskini asgariye indirirler.
Bu altı unsuru şöyle sıralayabiliriz:
1. Problemi sınıflandırmak
2. Problemi tanımlamak
3. Kararın özellikleri
4. Neyin doğru olduğuna karar vermek
5. Karara eylem katmak
6. Kararı gerçek sonuçlarla karşılaştırarak test etmek.
Kaynak : Yenibiris.Com
http://www.kendinigelistir.com/etkin-karar-almanin-6-yolu
Özgür Şahin, 10.03.2008
Temel olarak iki karar şekli vardır. Bunlardan bir tanesi anlık kararlar, diğeri bir süreç sonucunda ortaya çıkan kararlar. Her iki çeşit karar da, sonucunda çeşitli fırsatlar ve deneyimler getirse de, belli bir süreç sonucunda karar vermenin çok daha kesin avantajlar getireceği açıktır. En açık avantajı, karar verme aşamasındaki stresin daha düşük olduğudur.
Akıllıca verilen kararlar, karar veren kişinin kendi bakış açısı ve değerleri ile yakından ilişkilidir. Çeşitli alternatiflere göre değerlendirilip "Bunu seçersem bana şunu sağlar, bunu kazandırır" şeklinde ölçülüp biçilen kararlardır.
Önemli bir karar vermeniz gereken durumlarda başvurabileceğiniz karar verme süreci nedir? Hangi aşamalardan olur? Eğer bu 7 temel adımı takip ederseniz, hem profesyonel hem kişisel yaşamınızda daha akıllıca kararlar aldığınızı göreceksiniz.
1- Özellikle hangi kararın alınması gerektiğini belirleyin.
Bu gerçekten sizin kararınız mı yoksa bir başkasının mı? Gerçekten karar vermeniz gerekiyor mu? (Eğer en az iki seçeneğiniz yoksa karar vermeniz gerekmiyordur.) Ne zaman karar vermeniz gerekiyor, bu karar sizin için neden önemli? Bu kararla kim etkilenecek? Sizin için hangi değerleri taşıyor?
2- Düşünebildiğiniz tüm alternatifleri yazın.
Hayal edebildiğiniz seçeneklerle ilgili bir beyin fırtınası yapın. Bu aşamada hiçbir kararı elemeden, hayal gücünüzü kullanın ve her şeyi yazın. Şu an yargılama zamanı değil. Olası seçeneklerle ilgili daha fazla bilgiyi nereden bulabileceğinizi düşünün. Eğer az sayıda alternatif sıralamışsanız, belki daha fazla bilgi edinmek isteyebilirsiniz. Ek bilgiler genelde daha çok seçeneğin ortaya çıkmasını sağlayabilir. Bilgi sağlayabileceğiniz kaynaklar; arkadaşlarınız, aileniz, dergiler, gazeteler, kitaplar vb olabilir.
3- Seçeneklerinizi kontrol edin.
Topladığınız bilgiler ışığında ortaya çıkan seçeneklerle elinizdeki seçenekleri bir araya getirip gözden geçirin.
4- Bazı seçenekleri eleyin.
Şimdi tüm seçenekler elinizdeki listede, sıra sizin işinize yarayacak olanları değerlendirme zamanı. Öncelikle hangi seçeneğin size ne getireceğini yazın. İkinci olarak size en çok değer katacak olanları işaretleyin. Son olarak da sizin kişilik özelliklerinize uymayan seçenekleri listeden çıkartın.
5- Gerçek bir kontrol yapın.
Gerçekleşme ihtimali en yüksek olan alternatifler neler? Muhtemelen gerçekleşmeyecek gibi gözükenleri eleyin.
6- Hangi seçenek size uyuyor?
Geriye kalan alternatifleri gözden geçirin ve içinizi en rahat hissettirenin hangisi olduğunu düşünün.
7- Başlayın.
Kararınız belli olduğunda, harekete geçme zamanı gelmiştir. Kararınızın doğru olup olmadığı konusunda endişelenmek ya da diğer ihtimallere takılmak sizin sadece aklınızı karıştırır. Siz şu an için en iyisini yapıyorsunuz. İleride bir gün eğer isterseniz fikrinizi değiştirme şansına sahip olduğunuzu unutmayın.
bkz. Pelin Körfez, 19.11.2007
http://web4.kariyer.net/kariyerrehberi/kariyerRehberiDetay.kariyer?arn=&sid=&prt=81&kn=275
 | Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al... |
İletişimi artırın!
İş arkadaşlarınız ile futbol veya otomobiller üzerine sohbet edin ya da öğle yemeği için planlar yapın. İş yerinde arkadaşları olan kişilerin, iletişim becerilerini geliştirerek, kariyer hedeflerine daha hızlı ulaştıkları biliniyor.
Öğlen egzersiz yapın!
Erkeklerin egzersiz yaptıklarında daha üretken olduğu, uzmanlar tarafından açıklanıyor. Yapılan bir araştırma; haftada iki saat yani gün içerisinde sadece 17 dakika egzersiz yapan erkeklerin, kendilerini yüzde 61 oranında daha az stresli hissettiklerini ortaya koydu.
Ayakta konuşun!
Louisville Üniversitesi profesörlerinden Lyle Susman, ayakta iken telefon kullanan kişilerin sihirli bir şekilde daha az konuştuklarını dile getiriyor. Böylece oturduğunuz yerden ’geyik muhabbeti’ yapmak yerine; sadece işiniz ile ilgili konularda konuşarak, zaman kazanabilirsiniz.
İş yerine erken gelin!
İş yerinize erken gelerek kazandığınız 45 dakikayı, ajandanızdaki büyük işlerden birini tamamlamak için kulanın. İş yerinde fazla mesai yaptığınız 15 dakikayı ise ertesi günkü işlerinizi planlamak için değerlendirin. Böylece güne enerjiniz daha yüksek başlayacak ve gün içerisinde yapmanız gerekenleri, planladığınız için zamanı verimli bir şekilde kullanabileceksiniz.
Müzik dinleyin!
Araştırmacılar, iş yerinde en sevdiği müzikleri dinleyen kişilerin, iş performanslarını ve üretkenliklerini yüzde 10 oranında artırdıklarını söylüyor. Kulaklık kullandığınız zamanlarda, iş arkadaşlarınız ile ortak olarak seçeceğiniz müziklerin hem size hem de ofis arkadaşlarınıza iyi geldiğini göreceksiniz.
E-postaya yanıt verin!
’Getting Things Done’ kitabının yazarı David Allen, eğer işinizi iki dakikada bitirebiliyorsanız hemen yapın diyerek, gün içerisinde cevap vermeniz gereken e-postalara hemen cevap vererek zamanı daha verimli kullanabileceğinizi söylüyor. Eğer gereksiz maillerle karşılaşıyorsanız, önemsiz iletiler için bir klasör açmanız gerekiyor.
Tenis topu getirin!
İş yerinde herhangi bir şeyi okurken tenis topunu sağ eliniz ile sıkın. Sağ elinizi kullanarak yapacağınız bu basit egzersiz, beyninizin sol bölümünü, yani okuduğunuz bilgileri kaydetmek için gerekli olan kısmı güçlendirecektir. Eğer resim, şekil, plan ve grafik uygulama gibi beyninizin sağ kısmını kullanmanızı gerektirecek bir iş ile ilgileniyorsanız, bu kez tenis topunu sol elinize alın. Sol elinizi güçlendirerek, görsel temaları daha kolay hafızanıza kaydedebilirsiniz.
Ayakta toplanın!
Ofis toplantılarını kısa tutmak için bir de şunu deneyin: Ofisteki tüm koltukları dışarı çıkarın. Eğer bunu yapmak zorlayıcı oluyorsa, toplantılarınızı boş bir ofiste yapın. Bu sayede toplantıya katılanlar, uzun uzun konuşmak yerine; sadece gerekli konuları konuşacaktır.
Bir raporu yetiştirmesini beklediğiniz elemanınızı saatlerdir bilgisayar karşısında görüyorsunuz. Çalışıyor zannediyorsunuz. Ama o, herhangi bir messenger programını açmış, konuşmakla meşgul. Her sabah işe geç gelen başka birisi, hafta sonu yaptığınız trekking aktivitesine herkesten önce geliyor. Bu kişiler hakkında “Motivasyonları çok düşük” diye düşünebilirsiniz. Ama onlar, gördüğünüz gibi, chat yapmak ya da geziye katılmak için oldukça motiveler... Bu durumda daha doğru bir yargı: “Ben onları nasıl motive edeceğimi bilemiyorum” olur. Eisenhover’ın motivasyon tanımını çok beğeniyorum: Motivasyon, istediğiniz şeyi başkalarına kendileri istedikleri için yaptırtmaktır.
İçeriden Motivasyon
Zaten dışarıdan motivasyon faktörleri gitgide azaldı. En son ne zaman kendiniz dışında biri sizi motive etti? Alkışladı, güzel bir geribildirim verdi, ödüllendirdi, herkese duyurdu… Bugün zamlar zam değil, unvanlar eski ağırlığındaki unvan değil. Şirket yemekleri, kurum içindeki bültenler, doğum günü kutlamaları yasak savıcı türden. Yalandan. Bizler için düşünülmüş, özel olarak planlanmış, içi dolu kutlamalar denemez. Dolayısıyla, hiçbiri gerçekten etkili de değil…
Dıştan motivasyon, kişiyi belli bir yere kadar götürebilir ama işin devamı, daha fazlası için içten motive olmak gerekiyor. “Atı suya götürebilirsiniz ama ona su içirtemezsiniz.”
İnsanın kendi kendini motive edecek şeyleri bulup çıkarması ve kendini yönetmesi şart. Bir iç enerjiden bahsediyoruz. İçten yanan ateşten. İşini severek yapan, hayatını severek yaşayan o kadar belli oluyor ki! Pırıl pırıl parlıyorlar. Etraflarını da aydınlatıyorlar. Onların iyiliği, mutluluğu yakınlarına da geçiyor. Müşteriler, iş arkadaşları, ailesi de etkileniyor.
Bazen başkalarının da bu ateşi dışarıdan beslemesi yararlı olur ama başlatan hemen her zaman kişinin kendisidir. Çoğunlukla sıradan bir elemanla başarılı biri arasındaki fark onların motivasyon düzeyidir. Kendinin ve isteklerinin farkına varamamış, kendini tanımayan kişilerle çalışan yöneticilerin de, elemanlarına bu konuda rehberlik etmekten başka yolu kalmıyor.
Durmaksızın chat yapan elemanınızın motivasyon faktörü nedir acaba? Sosyal destek mi istiyor? Grup halinde çalışmaktan mı hoşlanıyor? Belki de hareket arıyordur. Ya da birine, bir yere ait olma isteği vardır… Ya da başka bir şey. Kendisiyle konuşup, doğru soruları sorup, ipuçlarından faydalanarak, ona özgü işler, hedefler ve ödüller tanımlamak işi size düşüyor…
Motivasyon Yakıtı
Kendi kendini motive edebilmek, duygusal zekânın (EQ) da bir faktörü… Düşüncelerimiz, davranışlarımızı meydana getiriyor. O halde, kendi kendine motivasyon, düşünceleri yönetebilmek aslında. Kendi performansımızla ilgili kehanetlerde bulunup, kendilerini doğruladıklarını görmek.
Önce bir istekle, sonra onu planlayarak bir hedef haline getirerek yola çıkmanın lazım geldiği kesin. Beş kilo mu vermek istiyorsunuz? Kitap yazmak mı? İngilizce öğrenmek mi? Bunları hedef haline getirmek için bir zamanla kısıtlamak da gerekiyor. Kararlılık ve dayanıklılık ise şart. Nietzsche, “Beni yok etmeyen dert, daha da güçlendirir” demiş ya, kendi kendine motivasyonun yakıtı da, zorluklardan çıkabilmek. Bu konunun uzmanları, arada doping almak gerektiğini söylüyor. Bir başarı hikâyesi okunmasını, özlü sözlere göz atılmasını... Bugünün dopingi bizden: “Rüzgâr, uçurtmayı daha yükseklere çıkartır.”
Kaynak:
İdil Türkmenoğlu, www.insankaynaklari.com (16.04.2007)
http://www.insankaynaklari.com/ikdotnet/IcerikDetay.aspx?KayitNo=7468&Kwd=i%E7li
