Bilgi Organizasyonu Olma Yolculuğu

Çalışanların bireyler olarak sahip oldukları bilgiler ve bunların toplamından oluşan organizasyonun ortak bilgisi, herhangi bir şirketin geliştirebileceği tek gerçek rekabetçi üstünlüğüdür. Şirketin bilgi varlıkları kolay ve hızlı kopyalanamaz ve bu nedenle gerçekten farklılık yaratır. Bu bilgi varlıkları, şirketin çalışanlarının, müşterilerinin ve tedarikçilerinin sahip olduğu ve kullandığı bilgilerdir. Şirketin bugününü ve geleceğini güvence altına alan ve başarısının anahtarı olan bu bilgi varlıkları, yöneticiler ve çalışanlar tarafından özenle korunmalı ve geliştirilmelidir.
Bilgiyi, başarının ve şirketi geleceğe hazırlayacak yenilenmenin anahtarı olarak kullanabilmek için organizasyonlar ve çalışanlar öncelikle başarılı olmak için hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını belirlemelidirler. Daha sonra da bunu öğrenmenin bir yolunu bulacaklardır.

Bilgi organizasyonu olma yolculuğu dört aşamadan geçer:



1- Bilinçsiz Bilgisizlik
Birçok organizasyon, uzun yıllardır, "her zamanki iş"ini yapmaktadır. Yani, işler nasıl gelmişse öyle gitmektedir. Bunlar, henüz neyi bilmediklerini dahi bilmemekte, değil müşterilerini, kendilerini dahi dinlememektedirler. Bir büyüklük kompleksi içinde, öğrenecekleri yeni bir şeyin olmadığını ve kimsenin kendilerine bir şey öğretemeyeceğini düşünmektedirler. Herşeyin yolunda gittiğine ve hep öyle gideceğine inanmaktadırlar. Pazardaki konumlarına ya da bir şekilde sahip oldukları üstünlüklere dayanarak ne kendileri ne de çevreleri ile ilgilenmemektedirler. Bilmediklerini bilmeyen bu organizasyonlar, bir bilgi organizasyonu olmaya çok uzak durumdadır. Diğer taraftan, ihtiyaç duyup duymadıklarını ya da bir sorunu çözüp çözemeyeceklerini belirlemeden, yalnızca başkaları yapıyor diye, yeni yönetim modalarının peşinde giden şirketler de bu gruba girmektedir.

2- Bilinçli Bilgisizlik
Pazar araştırmaları ile potansiyel ya da mevcut müşterilerin bilgilerini derlemenin önemini farkeden ve bu yönde bir çalışma başlatan şirketler bilgi organizasyonu olma yönünde ilk önemli adımı atmış olmaktadırlar. Pazarın incelenmesi ve müşterilerin istek ve ihtiyaçlarının anlaşılması, şirketlerin pazarın taleplerini karşılayacak amaçlar belirlemesine olanak sağlayacaktır. Amaçların belirlenmesi, bilgi ihtiyaçlarının da anlaşılmasını ve şirketin neyi bilmediğini görmesini sağlayacaktır.

3- Bilinçsiz Yetkinlik
Çoğu organizasyon çalışanlar düzeyinde çok büyük bir bilgi deposuna sahip olduğunu ve bunun henüz el değmeden durduğunu bilmemektedir. Çalışanlar, sorunları çözme veya işleri daha iyi yapma konusunda bilgiye sahip oldukları halde bunu kullanmamakta ve paylaşmamaktadırlar. Bunun bir nedeni bencillik olabilir, ancak daha önemli bir neden bu kişilerin özgün bir şeye sahip olduklarını ve bununla kendilerinin ve arkadaşlarının işine daha fazla değer katabileceklerini bilmemeleri, bunun farkında olmamalarıdır. Bilinçsiz yetkinlik budur.

4- Bilinçli Yetkinlik
Bütün yukarıda geçen organizasyonlar dışında bazı organizasyonlar da hangi yetkinliklere sahip olduklarının farkındadırlar. Kendi içlerinde bireysel ve kollektif anlamda sahip oldukları bilgileri ve becerileri tam ve doğru bir biçimde ortaya koyabilecek ölçümleri ve değerlendirmeleri yapmışlardır. Ancak, üzücü olan bir durum, sahip olduğu bilgi ve becerilerin farkında olan organizasyonların çoğu bunları henüz kullanmamakta ve paylaşmamaktadır. Çünkü, hiç kimse istemeyi dahi düşünmemiştir. Birçok şirkette çalışanlar bazı sorunların cevaplarını çok iyi bilmektedirler. Fakat onlara sormak yönetimin aklına bile gelmemektedir. Yetkinliklerinin bilincinde olan bir organizasyonun bunların kullanımı yönünde bir girişimde bulunması bilgi organizasyonu olma yolundaki ikinci önemli adımın atılması olacaktır.

Sonuç olarak...
Blinçsiz bilgisizlik düzeyinden başlayarak daha sonra bilgisizliğinin bilincine varmak, oradan bilgi sahibi olduğu fakat bunun bilincinde olmadığı bir duruma geçmek ve son olarak ne bildiğini bilme yani bilinçli yetkinlik düzeyine ulaşma bilgi organizasyonu olma yolculuğunda yaşanan dört aşamadır. Böyle bir yolculuğa çıkmayı düşünen organizasyonların liderleri öncelikle bu dört aşamanın hangisinde bulunduklarını belirlemelidir.

Bilgi organizasyonu olma sürecinin amacı, bireyin ve organizasyonun bilinçli yetkinlik düzeyine ulaşmasını sağlamak ve aynı zamanda düzenli ve açık olarak bilgi paylaşımını kolaylaştıracak bir ortam yaratmaktır. Bu ortamın yaratılması bir inanç, güven ve kültür sorunudur. Öncelikle çalışanların, bilginin çok özel bir varlık olduğunu ve kendi kaynaklarını azaltmadan başkalarına da verebileceklerini anlamaları gerekir. Ayrıca, bilgi paylaşımının kendileri için bir tehdit değil takdir ve tanınma yaratacağını da görmeleri gerekir.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 41-43

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...