1- İşlem grubu
Bu grup, üzerinde çalışmanız gereken acil ve önemli işleri içerir. Bunlar da, hemen cevaplandırılabilir olanları, cevaplandırma için başkasına havale edilecek olanları ya da bilgi gerektiren işlemleri kapsar.
Mümkünse işi hemen yapmalısınız. Böylece bu işi hatırlama, masanızın üstünde tutma, arama ve listenize kaydetme zahmetinden kurtulursunuz.
Başkasına havale edilecek işleri masanızda tutmayın. Üzerine bir not yazın ve hemen ilgiliye havale edin.
Önemli ve acil işleri mümkünse kırmızı bir dosyada toplayın ve masanızın hemen üstünde, gözünüzün önünde bulundurun.
2- Bilgi grubu
Bu grupta; üzerinde çalışabilmeniz için bir başkasının bilgi vermesini beklediğiniz evraklar bulunmaktadır.
İşlerinizi çok yoğun ve uzun vadeli plan yapan biri iseniz; biri 1'den 31'e kadar günlük, diğeri de 1'den 12'ye kadar kadar iki fil dosya kullanabilirsiniz.
Eğer işi herhangi bir bilgi nedeniyle bekletiyorsanız, fil dosyasına yerleştirirken hatırlayıp zamanında yapmanız için son teslim tarihinden önceki bir güne koymanız gerekecek.
Cevaplandırmak için zaman ve bilgi gerekli olan işleri mavi bir dosyada biriktirin. Evrakın üzerine son teslim tarihlerini yazın ve önem sırasına koyun.
3- Okuma grubu
Okumanız gerektiğini düşündüğünüz için ayırdığınız evrak ve dosyaları içeren gruptur.
Organizasyonunuzda sizin yerinize okuyacak biri varsa ya da mutlaka okumanız gerekmiyorsa hemen kurtulun.
Bir kural belirleyin. Okuma dokümanının üzerine geliş tarihini yazın. Bir hafta içinde okunmamışsa atın, ya da sizden sonra okuyacak kişiye devredin.
4- Çöp grubu
Bunlar, size atılamayacak kadar önemli, değerli ya da enteresan göründükleri için duran şeylerdir.
Bununla birlikte onları elinize almaya niyetiniz olmadığı gibi, tekrar kullanma ihtimaliniz de yoktur. Kararlı olun, belki bir gün gerekir düşüncesiyle hiçbir evrakı tutmayın.
Kanunen 5-10 yıl gibi bir süre saklanması gereken evrakın uygun bir şekilde dosyalanıp saklanması gerekir.
Herhangi bir geçerli nedenle atamadığınız dokümanın üzerine ele alış tarihini yazın. Bir çekmece ya da uygun yerde biriktirin. Yine bir kural belirleyin. Bir ay içinde ihtiyaç duymadığınız evraktan kurtulun.
bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 132/133
 | Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al... |
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder