Bilgi Organizasyonu Olma Yolculuğu

Çalışanların bireyler olarak sahip oldukları bilgiler ve bunların toplamından oluşan organizasyonun ortak bilgisi, herhangi bir şirketin geliştirebileceği tek gerçek rekabetçi üstünlüğüdür. Şirketin bilgi varlıkları kolay ve hızlı kopyalanamaz ve bu nedenle gerçekten farklılık yaratır. Bu bilgi varlıkları, şirketin çalışanlarının, müşterilerinin ve tedarikçilerinin sahip olduğu ve kullandığı bilgilerdir. Şirketin bugününü ve geleceğini güvence altına alan ve başarısının anahtarı olan bu bilgi varlıkları, yöneticiler ve çalışanlar tarafından özenle korunmalı ve geliştirilmelidir.
Bilgiyi, başarının ve şirketi geleceğe hazırlayacak yenilenmenin anahtarı olarak kullanabilmek için organizasyonlar ve çalışanlar öncelikle başarılı olmak için hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını belirlemelidirler. Daha sonra da bunu öğrenmenin bir yolunu bulacaklardır.

Bilgi organizasyonu olma yolculuğu dört aşamadan geçer:



1- Bilinçsiz Bilgisizlik
Birçok organizasyon, uzun yıllardır, "her zamanki iş"ini yapmaktadır. Yani, işler nasıl gelmişse öyle gitmektedir. Bunlar, henüz neyi bilmediklerini dahi bilmemekte, değil müşterilerini, kendilerini dahi dinlememektedirler. Bir büyüklük kompleksi içinde, öğrenecekleri yeni bir şeyin olmadığını ve kimsenin kendilerine bir şey öğretemeyeceğini düşünmektedirler. Herşeyin yolunda gittiğine ve hep öyle gideceğine inanmaktadırlar. Pazardaki konumlarına ya da bir şekilde sahip oldukları üstünlüklere dayanarak ne kendileri ne de çevreleri ile ilgilenmemektedirler. Bilmediklerini bilmeyen bu organizasyonlar, bir bilgi organizasyonu olmaya çok uzak durumdadır. Diğer taraftan, ihtiyaç duyup duymadıklarını ya da bir sorunu çözüp çözemeyeceklerini belirlemeden, yalnızca başkaları yapıyor diye, yeni yönetim modalarının peşinde giden şirketler de bu gruba girmektedir.

2- Bilinçli Bilgisizlik
Pazar araştırmaları ile potansiyel ya da mevcut müşterilerin bilgilerini derlemenin önemini farkeden ve bu yönde bir çalışma başlatan şirketler bilgi organizasyonu olma yönünde ilk önemli adımı atmış olmaktadırlar. Pazarın incelenmesi ve müşterilerin istek ve ihtiyaçlarının anlaşılması, şirketlerin pazarın taleplerini karşılayacak amaçlar belirlemesine olanak sağlayacaktır. Amaçların belirlenmesi, bilgi ihtiyaçlarının da anlaşılmasını ve şirketin neyi bilmediğini görmesini sağlayacaktır.

3- Bilinçsiz Yetkinlik
Çoğu organizasyon çalışanlar düzeyinde çok büyük bir bilgi deposuna sahip olduğunu ve bunun henüz el değmeden durduğunu bilmemektedir. Çalışanlar, sorunları çözme veya işleri daha iyi yapma konusunda bilgiye sahip oldukları halde bunu kullanmamakta ve paylaşmamaktadırlar. Bunun bir nedeni bencillik olabilir, ancak daha önemli bir neden bu kişilerin özgün bir şeye sahip olduklarını ve bununla kendilerinin ve arkadaşlarının işine daha fazla değer katabileceklerini bilmemeleri, bunun farkında olmamalarıdır. Bilinçsiz yetkinlik budur.

4- Bilinçli Yetkinlik
Bütün yukarıda geçen organizasyonlar dışında bazı organizasyonlar da hangi yetkinliklere sahip olduklarının farkındadırlar. Kendi içlerinde bireysel ve kollektif anlamda sahip oldukları bilgileri ve becerileri tam ve doğru bir biçimde ortaya koyabilecek ölçümleri ve değerlendirmeleri yapmışlardır. Ancak, üzücü olan bir durum, sahip olduğu bilgi ve becerilerin farkında olan organizasyonların çoğu bunları henüz kullanmamakta ve paylaşmamaktadır. Çünkü, hiç kimse istemeyi dahi düşünmemiştir. Birçok şirkette çalışanlar bazı sorunların cevaplarını çok iyi bilmektedirler. Fakat onlara sormak yönetimin aklına bile gelmemektedir. Yetkinliklerinin bilincinde olan bir organizasyonun bunların kullanımı yönünde bir girişimde bulunması bilgi organizasyonu olma yolundaki ikinci önemli adımın atılması olacaktır.

Sonuç olarak...
Blinçsiz bilgisizlik düzeyinden başlayarak daha sonra bilgisizliğinin bilincine varmak, oradan bilgi sahibi olduğu fakat bunun bilincinde olmadığı bir duruma geçmek ve son olarak ne bildiğini bilme yani bilinçli yetkinlik düzeyine ulaşma bilgi organizasyonu olma yolculuğunda yaşanan dört aşamadır. Böyle bir yolculuğa çıkmayı düşünen organizasyonların liderleri öncelikle bu dört aşamanın hangisinde bulunduklarını belirlemelidir.

Bilgi organizasyonu olma sürecinin amacı, bireyin ve organizasyonun bilinçli yetkinlik düzeyine ulaşmasını sağlamak ve aynı zamanda düzenli ve açık olarak bilgi paylaşımını kolaylaştıracak bir ortam yaratmaktır. Bu ortamın yaratılması bir inanç, güven ve kültür sorunudur. Öncelikle çalışanların, bilginin çok özel bir varlık olduğunu ve kendi kaynaklarını azaltmadan başkalarına da verebileceklerini anlamaları gerekir. Ayrıca, bilgi paylaşımının kendileri için bir tehdit değil takdir ve tanınma yaratacağını da görmeleri gerekir.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 41-43

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Bir Hayat Dersi

Usta bir ressam, genç öğrencisinin eğitimini tamamlaması için bir öneride bulunmuş. Buna göre, yaptığı son resmi kentin en kalabalık meydanına götürüp, birkaç gün herkesin göreceği şekilde sergilemesi gerekiyormuş.

Genç adam tam kapıdan çıkmak üzereyken, ustası yanına birkaç kırmızı kalem alması gerektiğini söylemiş. Ve eklemiş; 'Tabloyu bıraktığın yere bir de not yazmalısın. Lütfen beğenmediğiniz yerleri bu kalemle işaretleyiniz.'
Çırak, ustasının dediğini yapıp, doğru en kalabalık meydana koşmuş yaptığı resimle.

Kalemleri tablonun yanına bırakıp, notu da en görünülür yere iliştirmiş tabii. Aradan birkaç gün geçmiş, ustası bu kez, gidip resme bakmasını istemiş genç öğrencisinden.

Merakla koşmuş meydana ki; ne görsün?

Yaptığı güzelim resmin, kırmızı kalemle işaretlenmiş çarpılardan neredeyse görünmüyor.

Boynu bükük, hüsran içinde dönmüş ustasının yanına.

Ustası üzülmemesini, resme devam etmesini önermiş.

Biraz daha hırslı, biraz daha cesur davranmış bu kez. Resmi tamamladığında, yine aynı meydana gitmek üzere hazırlanırken, ustası bu kez, kırmızı kalemleri bırakıp, yerine bir palet dolusu çeşitli renklerde boya ve birkaç fırça almasını salık vermiş. Tabii yine aynı notla; 'Beğenmediğiniz yerleri lütfen düzeltir misiniz?'

Bir hafta sonra, genç adam sabırsızlıkla meydana koşmuş. Bir de bakmış ki; resminde tek bir fırça darbesi, fazladan bir renk şekil yok.
Mutluluktan uça, uça ustasına koşmuş, 'Nihayet' demiş, 'Resmimi beğendiler. Kimse elini sürmemiş boyalara. Kimse düzeltme yapmamış.'
Ustası durumu şöyle özetlemiş genç adama; 'İlkinde insanlara fırsat verildiğinde ne kadar acımasız bir eleştiri sağanağı ile karşılaşabileceğini gördün. Hayatında resim yapmamış insanlar dahi, gelip senin resmini karaladı. İkincisinde onlardan yapıcı olmalarını istedin. Yapıcı olmak eğitim gerektirir. Hiç kimse bilmediği bir konuyu düzeltmeye cesaret edemez.'

Dolayısıyla;

1)Emeğinin karşılığını ne yaptığını bilmeyen insanlardan alamazsın,
2)Değerini bilmeyenlere sakın emeğini sunma,
3)Asla bilmeyenle tartışma

Memleketin genel durumuna bakınca, meydanlar dolusu kırmızı kalemli insan görmek zor değil. Hele ekranlarda... Kimse önündeki resmi düzeltecek kadar bilgi sahibi değil ama iş karalamaya gelince, Allah ne verdiyse...

Sanırım olması gereken şu; hayatınızı bilgiye ve emeğe dayandırdıysanız eğer, sadece sizin kapasitenizdeki insanlara kulak verin. Diğerleri sivrisinek hesabı.

İdil Çeliker, Güneş Gazetesi, 24.11.2007
http://www.gunes.com/2007/11/24/yazarlar/yi.html

Bilgi Ekonomsinin Devletler ve Hükümetler Açısından Sonuçları

Dijital ekonominin gelişmesi, hükümetlerin 19. ve 20. yüzyıllarda oynadığı rollerde de önemli dönüşümlere neden olacaktır. Bunların bazıları devletlerin ve hükümetlerin önüne yeni fırsatlar koyarken bazıları da önemli sorunlar yaratacaktır.

- Yasal düzenlemelerin, vergilerin ve sansürün azalan etkisi
İnternetin sınır tanımayan ortamında ve teknolojik gelişmelerin hızı karşısında hükümetlerin yeni bir bakış açısı geliştirmesi zorunludur. Hükümet düzenlemeleri ile elektronik ticaretin gelişmesinin durdurulamayacağı ve bu alanda baskıcı bir vergileme veya sansür uygulamasının yapılamayacağı kabul edilmelidir. Yeni dijital ekonomi, tüm taraflar için en uygun olan koşullarda çalışacak ve gelişmeyi destekleyecek şekildeve asla kısıtlayıcı olmayan bir yaklaşımla düzenlemelidir. İnternet ve elektronik ticaret konularında, belki de hükümet düzenlemeleri yerine, sektörün ana oyuncularının ortak bir eylemi ile kuralların ortaya konulması daha doğru olacaktır.

- E-Ticaretin yasal düzenlemesi zorunluluğu
Elektronik ticaretin ve diğer elektronik iş yapma yollarının yasal düzenlemesi zorunluluğu bulunmaktadır. Ancak bunun bürokratik olmayan bir şekilde yapılması gerekmektedir. Hükümetlerden internet üzerinden küresel anlamda iş yapmayı düzenleyecek, uygulanabilir yasal bir çerçeve yaratmayı destekleyici rol oynamaları beklenmektedir.

- Rekabetin cesaretlendirilmesi
Telekomünikasyon ve yayın sektörlerinde daha fazla rekabetin cesaretlendirilmesi ve bunun sonucunda da tüm dünyadaki evlerin ve ofislerin iletişimin ve ileri düzeyde enformasyon paylaşımının olanaklarından yararlandırılabilmesi için hükümetlerden sorumluluk almaları istenmektedir. Ancak bunu yaparken devlet, sınırlayıcı düzenlemelerden çok serbest rekabet koşullarının ve tüketici tercihlerinin belirleyici olmasına özen göstermelidir. İnternet ticaretine ayırdedici vergilerin konmaması ve internetin global pazar alanı olarak çalışmasına hükümetlerin yapay engeller oluşturmaması da diğer toplumsal beklentiler arasındadır.

- Toplumsal sorunlara önlem alma ihtiyacı
Hemen her büyük toplumsal dönüşüm sürecinde olduğu gibi dijital ekonomiye geçiş sürecinde de bazı toplumsal sorunların yaşanması beklenebilir. Bu geçiş sürecinde hükümetlerden beklenen; internetin özel yaşamın ve hakların ihlali, şiddete, teröre, suça teşvik, pornografi, uyuşturucu satışı, gizli bilgilerin ele geçirilmesi gibi suçların ve bugün henüz bilinmeyen sorunların kaynağı olmasını engelleyecek yasal önlemleri almasıdır.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, bkz. Sayfa 37/38

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Bilgi Ekonomsinin Çalışanlar Açısından Sonuçları

Bilgisayar ve iletişim endüstrilerindeki hızlı gelişme, programcı, sistem analisti, bilgisayar mühendisi, web tasarımcısı gibi mesleklere büyük ve giderek daha da büyüyen bir talep yaratmıştır. E-ticaret ve e-öğrenme alanlarındaki gelişmeler de çok sayıda insanın geleneksel iş alanlarından yeni bilgi ve beceriler kazanarak enformasyon teknolojisi ile ilgili iş alanlarına geçmesine olanak sağlayacaktır. Dijital çağla birlikte gelen küreselleşme, uygun yetkinliklere sahip insanlar için çok geniş fırsatlar yaratmaktadır.

- Değişen beceri gereksinimleri
Enformasyon teknolojisi endüstrilerinde bilgisayar ve iletişim altyapısının tasarımı, programlanması, bakımı ve onarımı için çalışan insanlara talep artmaktadır. Bu konuda beceri kazanmış insanlara dünyanın her yerinde ihtiyaç duyulmaktadır. Elektronik ticaretin gelişmesi de işgücü pazarında değişime yol açacaktır. Bir ürünün ya da hizmetin üretiminde ve satışında internetin payı arttıkça çalışanların kompozisyonu değişecek, bazı işlere artık gerek duyulmayacak, buna karşın daha önce olmayan bazı işlerin yapılması gerekecektir. Bu durum, şu anda geçerli olan bazı bilgi ve becerilerin artık kullanılmayacağını, diğer taraftan çalışanların iş yaşamında kalabilmek için yeni beceriler geliştirmek zorunda olduklarını ifade etmektedir. Önümüzdeki beş-on yıl içinde dünya üzerinde milyonlarca yeni iş olanağının yaratılacağı, buna karşın milyonlarca iş olanağının da kaybolacağı söylenebilir. İyi haber, yaratılacak yeni iş alanlarının yitirilenlerden fazla olacağıdır. Üstelik, yeni işlerdeki ücret ve gelir düzeyleri eskilerinden daha yüksek olacaktır. Ancak, bu yeni işlerin daha yüksek bilgi ve beceri düzeyleri gerektireceği unutulmamalıdır. Eğer bu yeni işleri dolduracak iyi yetişmiş ve eğitilmiş insanlar ülkede bulunamıyorsa, o zaman iyi haber kötü habere dönüşecektir.

- İşgücünün esnekliği ve hareketliliği
İşgücü esnekliği, bir şirketin katı olmayan organizasyonel yapılar içinde ürün ve hizmetler ortaya koyabilme yeteneğini ifade eder. Bu aynı zamanda, bir çalışanın bir büroya ya da masaya bağımlı olmadan çalışması anlamına da gelir. Enformasyon teknolojisinin gelişmesi, bir taraftan bu yeni işgücüne olan ihtiyacı uyarırken, diğer taraftan da işyerinde daha fazla bir esnekliğe olanak sağlamaktadır. Bürokratik iş organizasyonların yerini esnek "hücrelere" ve takımlara bırakmaktadır. Açık tanımlanmış hedefler, zamanında sağlanan geribildirim ve güçlü bir eğitim desteği, çalışanların katı iş tanımlarına, raporlama sistemlerine ve ölçme-değerlendirme tekniklerine olan ihtiyacını ortadan kaldırmaktadır. Ancak bu gelişme, bütün organizasyon çapında bilgi ve enformasyon paylaşma ihtiyacını artırmaktadır. İç iletişim örgüleri bu dönüşümde kolaylaştırıcı bir rol oynayacaktır.

- Globalleşme
Enformasyon teknolojisi, küresel ticaret için yeni fırsatlar yaratmaktadır. İnternet üzerinden gönderilen sinyaller ulusal sınırları tanımamaktadır. Aynı proje üzerinde, insanların yerlerini değiştirmeden çeşitli yerlerde ve ülkelerde ortak çalışma yapılabilmektedir. Organizasyonlar, kaynaklarını dünyanın herhangi bir yerinde kullanabilmekte ve operasyonlarını gerçekleştirebilmektedirler. Yeni ürün bilgileri, şirket mali raporları, satış tahminleri, malzeme ihtiyaçları şirket içinde âdeta anında herkese ulaşmaktadır. Yeni ürün tasarımları, danışmanlık hizmetleri ve teknik sorun çözümleri küresel organizasyonlarda dünyanın farklı bölgelerinde paylaşılarak gerçekleştirilmektedir.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, bkz. Sayfa 35-37

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Bilgi Ekonomisinin İşletmelerin Müşterileri Açısından Sonuçları

Enformasyon teknolojisine ve elektronik ticarete yatırım yapan şirketler verimliliği artırmakta, maliyetleri azaltmakta ve müşteri hizmetlerini zenginleştirmektedirler. Müşteriler artık çok daha fazla internet üzerinden alışveriş yapmaktadırlar. Şüphesiz, bu durumun bazı haklı nedenleri vardır.

- Seçme özgürlüğü ve genişliği
Müşteriler satın alma kararı verirken artık çok daha fazla enformasyona ulaşabilmektedirler. Böylece, hem zaman kazanmakta hem de isteklerini ve ihtiyaçlarını tam karşılayan satıcıları bulabilmektedirler. Müşterilere daha fazla seçenek bulma şansını veren bu gelişme, satıcıların da işletme giderlerini düşürmesine ve böylelikle fiyatları aşağıya çekmesine ya da kaliteyi artırmasına olanak sağlamaktadır.
Müşterilerin seçme şansı, artık yalnızca yürüyerek ya da arabayla gidebilecekleri yerlere ya da postayla kendilerine gelen kataloglarla sınırlı değildir. Bir örnek olarak, en büyük kitap mağazaları zincirleri yaklaşık 150.000 farklı kitabı stoklarında bulundurabilirken internet üzerinden kitap arayan bir okuyucu tek çatı altında ikibuçuk milyon kitap arasından seçim yapabilmektedir. Seçtiği kitap ise genellikle birkaç gün ya da hafta içinde kendisine teslim edilmektedir.

- Uygunluk / rahatlık
Müşterilerin internet üzerinden alışveriş yapmalarını sağlayan çeşitli nedenler bulunmaktadır. Bu alışveriş, öncelikle zaman kazandırır ve müşterinin satış noktasına kadar gitmesine ve kendisini o yerin açık bulunduğu saatlere göre ayarlamasına gerek bırakmaz. Ulaşım, otopark, ödeme kuyrukları ve müşteri hizmetleri temsilcisiyle tartışma gibi birçok sorun kendiliğinden çözülür.

- Daha iyi ve daha tam enformasyon
İnternet üzerinden satış yapan firmalar, çoğunlukla müşterilerini daha iyi ve tam olarak bilgilendirirler. Müşteriler, ürün ve hizmetlerle ilgili daha kısa sürede, daha iyi kıyaslamalar yapabilirler, özellikleri ve fiyatları daha iyi karşılaştırabilirler. Çoğunlukla, bir alışveriş noktasındaki satış elemanının verebileceğinden daha fazla enformasyon alabilirler. Satın alma kararını verirken yaşayabilecekleri duygusal etkileşimlerden kendilerini kurtarabilirler. Bu durum, bir otomobil ya da bir sigorta poliçesi satın alımında aynı şekilde geçerlidir. Konunun bir başka boyutu da bugün insanların çoğu kez herhangi bir ek maliyete katlanmadan dünyanın her yerindeki enformasyon kaynaklarına ulaşabilmeleri, dijital olarak dağıtılan gazete ve dergileri okumaları ya da medyayı izlemeleridir.

- Daha düşük fiyatlar
İnternet üzerinden ticaretin ve rekabetin tam olarak geliştiği henüz söylenemez. Bununla beraber, günümüzde çoğu internet perakendecisi, geleneksel kanallara oranla daha düşük fiyatlar teklif edebilmektedirler. İnternette kitap satışlarında %40'a varan indirimler dikkat çekerken gazete haberlerine ücretsiz ulaşılabilmektedir. İnternet ticaretinde fiyat düşürmeyenlerin de kendilerine göre haklı bazı nedenleri bulunmaktadır. Bunlar, ürünlerinin geleneksel dağıtım kanallarındaki satışlarını olumsuz etkilemek istememektedirler. Bazıları, düşük fiyatların satışlarını artıracağına inanmamakta ve bazıları da müşterilerinin yalnızca kalite, seçme özgürlüğü ve uygunluk nedeniyle internetten alışveriş yaptığını düşünmektedir. Ancak, internet üzerinde perakende ticaretin gelişmesi, şirketler arasında rekabetin artması ve teknolojinin ucuz, kolay ve güvenilir olması sonucunda fiyatların daha da düşeceği kesindir.

- Müşteriye uygun hale getirilen ürün ve hizmetler
İnternetin ürün ve hizmeti kişiselliştirme potansiyeli çok daha yüksektir. Bazı web şirketleri tek kişiye kadar özel hizmet götürmektedirler. Bunun bir örneği, yalnızca okuyucusunun seçtiği ve okumak istediği haberleri ve yazıları onun e-posta kutusuna göderen medya kuruluşlarıdır. Müzik CD'leri ve dizüstü bilgisayarları da internet üzerinden kişiselliştirilerek satılan ürünlere örneklerdir. Bir kişi yalnızca istediği parçalardan oluşan bir CD hazırlatabilmektedir. Benzer şekilde, bir dizüstü bilgisayarı satın almayı düşünen kişi, üreticinin mevcut modelleri arasından bir seçim yapmak ve standart konfigürasyonunu almak zorunda değildir. Fiyata ve performans ihtiyacına göre kendisine özel tasarlanmış ve imal edilmiş bir bilgisayar talep edebilir.

Şüphesiz, bütün bu üstünlüklerine karşın, birçok müşteri internet üzerinden alışverişe sıcak bakmamaktadır. Özel yaşamlarının gizliliği ve kredi kartları bilgilerinin güvenliği gibi endişelerle çekingen davranmaktadırlar. Ayrıca, her evde bilgisayar olduğu ve herkesin interneti rahatlıkla kullandığı da söylenemez. Bütün bunların ötesinde, birçok insan gördüğü, dokunduğu ve denediği ürünleri satın almak ve alışveriş yapma duygusunu yaşamak istemektedir. Bu nedenle, yakın bir gelecekte ticaretin - özellikle perakende ticaretin - internet üzerinden olacağını söyleme olanağı bulunmamaktadır.


bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 33-35

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Bilgi Ekonomisinin İşletmelere ve İşletmeler Arası Ticarete Etkileri

İşletmeler arasında internet üzerinden ticaret hızla gelişmektedir. Bir şirketin satın alma operasyonları ile tedarikçiler arasında, lojistik planlamacıları ile ürünlerini taşıyan ve depolayan nakliye şirketleri arasında, satış birimleri ile ürünleri satan toptancılar ve perakendeciler arasında, müşteri hizmetleri ve bakım operasyonları ile nihai kullanıcı ve müşteriler arasında etkili ve uyumlu ilişkiler artık elektronik olarak internet üzerinden yapılmaktadır.

Bunun getirdiği sonuçlar bunlardır:

- Daha düşük satın alma maliyetleri
Malzeme ve hizmetlerin satın alımı genellikle karmaşık, çok aşamalı bir süreçtir. Satıcıların belirlenmesi, siparişlerin verilmesi, miktar, kalite, zaman, fiyat gibi konularda uygunluğun sağlanması, değişikliklerin teyid edilmesi, sevkiyatın, faturalamanın, ödemelerin izlenmesi, bunlardaki hata ve sorunların giderilmesi önemli maliyetler getirmektedir. Özel network (ağ) üzerinden elektronik veri değişimini sağlayan şirketler bu maliyetlerde ortalama %5-10 tasarruf sağlayabilmektedirler.

- Daha düşük stoklarla çalışma / stoklarda doğru ürünler
Stoklarda tutulan ürün ve malzemeler arttığında şirketin stok maliyetleri yükselmekte ve talepteki değişikliklere uyum sağlama hızı düşmektedir. İşletme maliyetlerini arttıran ve kârlılığı düşüren yüksek stoklar, stoklarda doğru ürünler bulunmadığı sürece daha iyi müşteri hizmeti anlamına da gelmemektedir. Fabrikalar, pazarlama ve satın alma departmanları, bayiler ve perakendeciler arasındaki elektronik iletişim, doğru stokların uygun miktarlarda elde tutulmasını ve talebe hızla cevap verilmesini sağlayacaktır.

- Daha kısa döngü zamanları
Döngü zamanı bir ürünün yaratılması için geçen toplam süredir. Herhangi bir ürünün üretiminde söz konusu olan sabit maliyetler üretim miktarıyla bağlantılı değildir, ancak zaman ile bağlantılıdır. Bir başka ifadeyle, üretim döngü süresi kısaltıldığında ürün başına düşen sabit maliyetler azalır. Elektronik iletişim, "döngü zamanları"nın kısaltılmasına ve dolayısıyla aynı ya da daha düşük sabit maliyetlerle daha fazla üretim yapılmasına olanak sağlar. Elektronik iletişim ve diğer bilgi teknolojileri, günümüzde ürünlerin tasarım, tedarik, imalat ve dağıtım süreçleri için geçen zamanları giderek daha da kısaltmaktadır.

- Daha etkili ve verimli müsteri hizmetleri
Müşteri hizmetlerinde interneti kullanan şirketler, yalnızca ürün tanımları, teknik destek ve sipariş durumları ile ilgili bilgiyi online olarak elde etmekle kalmamakta, müşteri hizmetleri departmanı çalışanlarının daha karmaşık sorunları çözmesi ve müşteri ilişkilerini yönetmesi için zaman kazanmalarını da sağlamaktadır. Sonuç daha fazla memnun ve sadık müşterilerdir. Müşteri memnuniyetinin artmasının yanısıra, müşteri hizmetlerinde interneti kullanan şirketler önemli maliyet tasarrufları sağlamaktadır. Cisco, sipariş izleme, yazılım yükleme ve teknik destek bilgilerini online sunarak müşteri hizmetlerinin verimliliğini %200-300 arttırdığını belirtmektedir. Dell, temel müşteri hizmetleri ve teknik destek fonksiyonlarını internet üzerinden vererek yılda yüzmilyonlarca dolarlık maliyet tasarrufu sağlamaktadır.

- Daha düşük satış dağıtım ve pazarlama maliyetleri
Bir satış elemanının ziyaret edebileceği ya da telefonla görüşebileceği müşteri sayısı sınırlıdır. Bu nedenle, müşteri sayısı arttıkça satış ekibinin genişletilmesi gerekir. Oysa, elektronik ticarette maliyet artmadan, ya da çok küçük bir artışla, çok sayıda yeni müşteriye ulaşma olanağı bulunmaktadır. Satış fonksiyonları, fiziksel varlığı olan satış noktaları yerine bir bilgisayar sunucu (server) üzerinde gerçekleştiğinden cevap verilebilecek başvuru ve siparişlerin sayısı sunucunun kapasitesi ile sınırlı olmaktadır. İnternet, aynı zamanda geleneksel satış organizasyonlarını, dağıtım kanallarının basamaklı yapısını, katalog satışlarını ve reklamları çok daha etkili kılmaktadır. Satış elemanları, zamanlarını sipariş hazırlamak ve izlemek yerine müşteri ilişkileri kurmak ve geliştirmek için harcamaktadırlar. Tekrarlanan satışlar ve ek ürünler satışları daha da kolaylaştırmaktadır.

- Yeni satış fırsatları
İnternet tüm dünya üzerinde haftanın yedi günü, günde 24 saat çalışmaktadır. Bu nedenle şirketler, satış ekibi ile ya da reklam kampanyalarıyla ulaşma olanakları bulunmayan yeni pazarlara web üzerinden ulaşabilirler. Bir ürüne ya da malzemeye ihtiyaç duyan kişi veya kuruluş internette dolaşarak bunların tüm satıcılarını ziyaret edebilir ve dünyanın herhangi bir yerindeki satıcısından da satın alabilir. Ürünlerini satmak için interneti kullanan şirketler de bu yolla başka şekilde ulaşamayacakları yeni müşteriler bulacaklardır.

- Daha düşük sermaye maliyeti
Yazılım, CD'ler, gazete ve dergiler, kitaplar, uçak biletleri, sigorta poliçeleri ve benzerleri, fiziksel biçimlerine dayalı olarak değer ifade eden ürünler değildir. Günümüzde çok değerli olan entelektüel hakları içeren bu ürünlerin bir yerlerde üretilmesi, depolanması, ambalajlanması, taşınması ve dağıtılması için önemli sermaye yatırımlarına gerek duyulmaktadır. İnternet tüm bu maliyetleri önemli ölçüde kaldırmaktadır. Bu ürünlerin ve hizmetlerin sunulması artık çok daha düşük sermaye yatırımları ile gerçekleşebilmekte ve bu gelişme de sektöre giriş engelini aşağıya çekmektedir.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 30-32

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Bilgi Ekonomisinin Özellikleri

Bilgi ekonomisinin koşulları içinde yaşamak, çalışmak ve kazanmak için bu ekonomik yapı ve işleyişin özelliklerini tam ve doğru olarak anlamak gerekir. Bilgiye dayalı yeni ekonomi, geleneksel ekonomiden çeşitli yönlerden farklılıklar gösterir:

- Bolluk
Bilgi ekonomisinde, kıtlık üzerine kurulu bir ekonomi anlayışı yerini bolluk anlayışına bırakmaktadır. Ekonomide tüm geleneksel kaynaklar kullanıldığında azalır ya da biterler. Buna karşın, yeni ekonominin temel kaynağı olan enformasyon ve bilgi paylaşıldıkça ve kullanıldıkça büyür. Bu açıdan, geleneksel tanımı, kıt kaynakların en akılcı dağıtımı olan ekonomi biliminin de belki yeniden tanımlanması gerekecektir.
- Her zaman, her yerde
Bir organizasyonun çalışmasında ve başarılı olmasında kuruluş yerinin anlamı ve etkisi ortadan kalkmaktadır. Uygun teknoloji ve yöntemler kullanılarak, sanal piyasalar ve sanal organizasyonlar yaratılmakta ve buralardan 24 saat aralıksız ve dünyanın her tarafına hizmet / fayda sunulmaktadır. Artık, nerede bulunduğunuzun hiçbir önemi kalmamaktadır. Âdeta boşlukta sanal bir dünya yaratılmaktadır.
- Sınırsızlık
Yasaların, vergilerin, gümrüklerin yalnızca bir ulusal temelde uygulanması giderek daha güç olmaktadır. Bilgi, talebin en yüksek ve engellerin en az olduğu yerlere doğru kolayca sızmaktadır. Enformasyonun ve bilgi varlıklarının sınırlandırılması, vergilendirilmesi ve gümrük işlemlerinden geçirilmesi giderek daha zor, hatta olanaksız olmaktadır.
- Bilgi yoğunluğunun değeri
Bilgi açısından zenginleştirilmiş ürün ve hizmetler daha az bilgi içeren, yani bilgi yoğunluğu az olan benzer ürünlere veya hizmetlere göre fiyat olarak daha fazla prim yapmaktadır. Diğer bir ifadeyle, daha fazla bilgi yoğun ürünler ve hizmetler sunan organizasyonlar çok önemli bir rekabetçi üstünlüğe sahip olmakta ve çok daha fazla kazanmaktadırlar.
- Yeni fiyatlandırma / değerlendirme yöntemleri
Ürün ve hizmetlerin fiyatlandırılması ve değer kazanması büyük ölçüde içeriklerine ve ihtiyaçları karşılama derecelerine bağlıdır. Bu nedenle aynı enformasyon / bilgi, farklı zamanlarda farklı insanlar için son derece farklı değerler ifade edebilir. Bunun bir sonucu olarak, bilgiye dayalı ekonomide fiyatlandırma ve değerlendirme süreci bilinen yöntemlerden farklı ve yeni yaklaşımlar gerektirmektedir.
- Bilgiye karşı artan duyarlılık
Sistemlere ve süreçlere aktarılan ve kilitlenen bilgi, insanların kafasında olup onlarla birlikte kapıdan çıkıp gidebilecek bilgiye oranla daha yüksek bir potansiyel değere sahiptir. Bu gerçeğin görülmesi, organizasyonların bilginin yakalanması, kurumsal hafızaya depolanması ve ürün ve hizmetlerde içeriğe dönüştürülmesi konularında giderek daha duyarlı olmasına ve daha fazla çaba göstermesine neden olmaktadır.
- İnsan kapitali (yetkinlikler)
İnsan kapitali - yetkinlikler - bilgiye dayalı bir organizasyonda değeri yüksek olan temel bir unsurdur. Buna karşın, çok az firma yıllı faaliyet raporlarında ve finansal tablolarında yetkinlik düzeyini ele almakta ve değerini hesaplamaktadır. Tam tersine, insan sayısının azaltılması ve birimlerin küçülmesi genellikle olumlu bir "maliyet azaltıcı" önlem olarak görülmektedir. Bu anlayışın yanlışlığı, bilgi ekonomisinde giderek daha açık bir şekilde görülmektedir. İnsan kapitali gerçekten çok değerlidir ve şirketlerin değerlendirilmesinde mutlaka dikkate alınmalıdır.

Bilgi ekonomisinin yukarıda özetlenen nitelikleri, geleneksel ekonominin niteliklerinden çok farklı olduğundan ekonomi politikalarını belirleyenler, üst düzey yöneticiler ve aynı şekilde bilgi çalışanları yeni bir düşünce tarzına ve yeni yaklaşımlara ihtiyaç duymaktadır. Bu dönüşümü yapmak liderlik, kararlılık ve risk alma gerektirir. Organizasyonların öncelikle cesur, kararlı, ilham veren ve dönüşümcü liderlere ihtiyacı vardır. Mevcut yapıların ve iş yaşamındaki uygulamaların tutucu, engelleyici ve çok yavaş değişen yaklaşımlarından ve uygulamalarından kurtulmak gerekmektedir.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 28-30

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Bilgi Ekonomisine Geçişte Üç İtici Güç

Günümüzde bilgiyi yaratmak, elde tutmak, paylaşmak ve kullanmak için geliştirilmiş tümüyle radikal, yani bilinenleri kökten değiştiren yeni yollar ortaya çıkmaktadır. Bunlar, organizasyonların yapı ve işleyişleri, iş yapma biçimleri ve müşterilere yaklaşım tarzları üzerinde son derece önemli dönüşümlere neden olmaktadır.
İş hayatının ve ekonominin kurallarını değiştiren ve bilgi ekonomisini yaratan gelişmelerin arkasında birbiriyle bağlantılı üç itici güç bulunmaktadır:

Küreselleşme / Globalleşme
Pazarlar ver ürünler artık daha globaldir. Kaynaklar dünyanın her yerinden alınabilmekte, ürünler ise her yerde satılabilmektedir. Birçok şirket ürünlerinin imalatını, hizmet alımlarını ve yazılım geliştirmeyi dünyanın çok uzak ve farklı yerlerindeki kişi ve kuruluşlara "outsource" edebilmektedir.

Enformasyon / Bilgi Teknolojileri
Enformasyon teknolojisinde iki trendin olduğu gözlenmektedir. Bunlar, minyatürleştirme ve bütünleştirmedir. Minyatürleştirme ile telefonlar ve bilgisayarlar küçülüp cebe sığacak duruma gelirken, bütünleştirme; ses, veri, görüntü ve formların aynı yerde toplanmasını sağlayarak multimedya internet teknolojilerine imkan yaratmaktadır.
Diğer bir ifadeyle, enformasyon teknolojisinin gelişmesi, yalnızca daha yüksek kapasitelere sahip daha küçük cihazlar anlamına gelmemektedir. Gerçek teknolojik gelişme, sözlerin, görüntülerin ve seslerin, kısaca, enformasyonun dijital hale getirilmesidir. Bu teknoloji, bilgi ekonomisinin kalbi ve bilgi çağının görünen yüzüdür.
Bu gelişmelerden sonra artık günümüzde etkili üretim ve hizmetlerin kesinlikle enformasyon ve bilgi / tecrübe (know-how) kaynaklı olduğunu kabul etmek gerekir. Gelişmiş ekonomilerde çalışanların %70'den fazlası enformasyon işçisidir. Birçok fabrika işçisi artık günümüzde kol gücünden çok beynini kullanmaktadır.

Hisse Değeri (Shareholder Value)
Hisse değeri, şirketin gelecekteki başarısını yansıtmakta ve yatırımcıların yatırım kararı verirken temel kriterleri olmaktadır. Bu nedenle, organizasyonlar kendilerini en yüksek getiriyi sağlama konusunda baskı altında hissetmektedirler. Bu baskı sermaye piyasalarının globalleşmesi ile de giderek daha yoğun bir şekilde hissedilecektir.

bkz. İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, ISBN: 975-8515-26-8, 2002, Sayfa 24-27

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Görevlendirme Yaparken Dikkat Edilecek Hususlar

- Adaletli, sabırlı ve riske girmeye istekli olun. Kendinize ve çalışanlarınıza güvenin.

- Mümkün olduğu kadar çok şeyi, mümkün olan en düşük seviyeye kadar görevlendirin.

- Anahtar işlerde öğrenmeye istekli kimseleri, yenilik gerektiren işlerde düş gücü yüksek çalışanları, komplike işler için becerikli ve uzlaşmacıları, basit işler iin önüne konulanı seçin. Acil durumlarda, işi bir defada doğru yapacak olana verin.

- Görev verirken çalışanlarınızın yeteneklerini, bilgilerini, ilgilerini, iş yükünü, ihtiyaçlarını, zevkini ve arzusunu göz önünde bulundurun. Görevleri çalışanlarla karşılaştırın, çalışanların ustalık ve yetenekleriyle uyumunu sağlayın.

- Görevlendirme yaparken, kimin bu işi sizden daha iyi yapabileceğini, kimlerin sizden fırsat beklediğini düşünün ve görevi en fazla faydalanacak çalışana verin.

- Görev verdiğiniz kişiyi yalnız bırakmayın, yetkilerini geri almayın, ondan sır saklamayın, onu izletmeyin, destekleyin.

- Neyi yapmaları gerektiğini söyleyin, nasıl yaptıklarına karışmayın.

- Görev vererek atıl kalmış yetenekleri bulup çıkarın. Yeterince belirgin yeteneği olmayan, zayıf olanları görevlendirin, yetişsin.

- Birden fazla yeterli kişi var ve siz işi birine verdiyseniz, diğerlerine bir sonraki işte onlarla çalışacağınız sözünü verin ve sözünüzde durun.

- İstediğiniz özellikte insan yoksa işi deneyime en çok ihtiyacı olana ya da işin istediği yeteneklerin çoğuna sahip olana verin.

- İşi bir bütün olarak devredin. Birine, size danışmadan karar verme hakkını vermeden, insanları görevlendirmiş sayılmazsınız.

- Churchill, "Bir işin yapılmasını istiyorsanız, o işi meşgul birine verin" diyor. Bu her ne kadar adil değilse de doğrudur. Zira meşgul insanlar, enerjilerini en etkili biçimde ve en doğru yerde kullanabilmek için her kaynaktan yararlanmayı bilirler.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 189/190

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Hangi Tarz İşte Ne Tür Eleman Görevlendirilmeli?

- Anahtar işler: Öğrenmeye istekli olan kişileri seçiniz.

- Yenilik gerektiren işler: Düş gücü yüksek çalışanları tercih ediniz.

- Komplike işler: Becerikli ve uzlaşmacıları seçiniz.

- Basit işler: Önüne konulanı yapan birini görevlendiriniz.

- Acil işler: İşi bir defada doğru yapacak olana veriniz.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 189

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yönetici Olarak Hangi İşleri Devretmelisiniz?

1- Tekrarlanan görevler en kolay devredilebilecek görevlerdir. Görev eğer beceri gerektiriyorsa, aynı kişiler görevlendirilip uzmanlşaması sağlanmalı, eğer iş sıkıcı ve uzun zaman alacaksa da farklı kişiler görevlendirilerek adalet sağlanmalıdır.

2- Rutin işleri çalışanlarınıza devretmelisiniz. Sizin tarafınızdan rutin kabul edilebilecek görevler, çalışanlarınız için yeni beceriler geliştirmelerini sağlayıcı, bakış açılarını geliştirici, rekabet yaratıcı ve memnun edici olabilir.

3- Çok vakit alan işler çalışanlarımıza bırakılabilir.

4- Birisinin özellikle istediği işleri yapması için o kişiyi görevlendirin. Arzu çok etkili bir motivasyondur. Başarı, gerçekten kalben ve ruen efor sarf etmeyi gerektirir. Bu da ancak arzu duyduğunuz işi yaparken geçerlidir. Unutmayın, eğer insan işini seviyorsa, savaşın yarısı kazanılmıştır.

5- Toplantılarda temsilci olarak çalışanlarınızı sizin yerinize katılmaları için görevlendirebilirsiniz.

6- İleriki görevlerde, çalışanlarınızın sorumluluklarının bir parçası olacak etkinliklerle görevlendirmelisiniz.

7- Maliyet ektinliği yaklaşımı sağlamak üzere düşük düzeylerde görevlendirmeler yapabilirsiniz.

8- Bilgi toplama, ayrıntılı çalışmalar, hesaplamalar ve özel yetenek gerektirmeyen işler de kolayca devredilebilecek diğer işlerdir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 188/189

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yönetici Olarak Hangi İşleri Devredemezsiniz?

Göreviniz ve işin mahiyeti gereği bazı işlerin yapılması için başkalarını görevlendiremezsiniz. İşte mutlaka sizin tarafınızdan yapılması gereken işler;

1- Görevlendirme işlemi kişiseldir. Size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerekir.

2- Performans değerlendirmesi idareye ait bir sorumluluktur. Bir başkasına bırakılmamalıdır.

3- Disiplin işlemleri de idari bir sorumluluktur, bu görevi bir başkasına vermek idarenin
etkinliğini azaltır. Eleştiriyi ikinci elden alan kişi rahatsız olur.

4- Danışmanlık, bir başkası tarafından yapılamayacak bir yönetim sorumluluğudur.

5- Planlamak, bölümünüzün amaçlarının, kurumun amaçlarına nasıl uyacağına karar vermek için en iyi konumdasınız ve yalnızsınız. Bu karar size aittir.

6- Özel olarak yetkilendirilmiş olduğunuz görevi bir başkasına devretmemelisiniz. Eğer idare belirli bir etkinliği sizin yapmanızı istiyorsa, yapmalısınız.

7- Karmaşık durumlarla ilgili görevlendirme de etkisizdir. Sorun, ancak tüm boyutuyla görüldükten sonra devredilebilir. Size bile karmaşık gelen bir durumu görevlendirme, çalışanlarınızı incitir.

8- Hassas durumlarla ilgili görevlendirme beceriksizlik kabul edilir. Siyasi bir zıtlığı çözmek ya da bir yerden hassas bir bilgi istemek gibi duyarlı etkinlikleri siz yerine getirmelisiniz.

9- Gizli görevler, şirkete ait önemli bilgiler ya da bazı gizli unsurlar taşıyan işler devredilmemelidir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 187/188

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Zamanın Etkin Kullanımı

Zamanımızı daha iyi kullanmamızı kolaylaştıracak teknikler vardır. Bunlar daha ziyade zamanı daha etkin kullanarak, kullandığımız zamandan daha çok verim elde etmeye yönelik tekniklerdir.

Bu anlamda tavsiye edilebilecek davranışlar bunlardır:

- Yetki Devretme
Bir yöneticinin görevi; planlama, düzenleme, personel yerleştirme, yönetme, karar verme, iletişim kurma ve kontroldür.
Bu görevlerde başarılı olabilmek için yöneticinin; öncelikle işlerini değerlendirmesi, uygulayıcıların yapması gereken, araştırma, geliştirme, üretim, pazarlama, finansman, personel yönetimi, dış ilişkiler, hukuki ve ticari ilişkilere ait işleri, görevlendirme ile çalışanlarına devretmesi gerekir. Böylece uygulayıcıların yapması gereken işlerden kurtulup yönetim fonksiyonlarına odaklanması, yöneticinin başarısını arttıracak ve çalışanlarıyla ilişkilerine ve imajına olumlu katkılarda bulunacaktır.
Her işi kendisi yapan üst düzey yöneticiler kadar hiçbir şey yapmayan yöneticiler de etkisizdirler. Onun için yöneticilerin hangi işleri kendilerinin yapması gerektiğini, hangilerini devredeceğini bilmesi ve bunu uygulaması çok ince bir yöneticilik yeteneğidir.

- Hayır Demek
Bir yöneticinin başarılı olması, işlerini zamanında ve etkin bir şekilde bitirmesine bağlıdır. Eğer onun yapması gerekmeyen işlere hayır diyemez ve onları da yapmaya çalışırsa, elindeki işleri zamanında tamamlayamaz. Başkalarının, yöneticinin görevi olmayan işlerini yöneticinin üzerine yıkma teşebbüslerine karşı dikkatli olunmalıdır. Başkalarının işine kesin ve kararlı bir şekilde hayır demek, bu işler için ayrılan zamanı tasarruf etmeyi ve yönetim görevlerine odaklanmayı sağlayacaktır. Bunun için hayır demeyi öğrenmelidir.

- İletişim
İş hayatımızda günümüzün çoğunu konuşarak, dinleyerek, bir şeyler yazarak ya da okuyarak, yani iletişim kurmak için harcarız. Yöneticilerin başarısı, büyük olçüde iletişim kurmadaki başarısına bağlı bulunmaktadır.
İletişimi vücudumuzun sinir sistemine benzeten yaklaşımla, iletişimsizlik, bünyenin felç olması anlamına gelir ki, bu da vücudun tamamından ya da bir bölümünden yararlanamama sonucunu doğurur ve vücudun diğer bölümlerin performansını da olumsuz olarak etkiler ve daha büyük kaynak kaybına neden olur.
İletişimin bir takım güçlüğü, engelleri ve inceliklerinin olduğu doğrudur. Fakat bütün güçlükler gibi bunları da üstesinden gelinebilir.

- Hızlı Okuma
R. Alec Mackenzie, yöneticilerin zamanının %30'unu okuyarak geçirdiğini, hızlı okumayı öğrenmenin; okuma hızını en az iki misli arttırırken, anlama yeteneklerini de geliştirdiğini söyler.
Bir yönetici olarak; öncelikle anlayarak hızlı okuma teknikleri ile daha az zaman harcayarak daha çok şey okumayı ve öğrenmeyi öğrenmelidir.

- Sağlık
Zaman yönetimi yalnızca elimizdeki zamanın miktarıyla değil, kalitesi ile de ilgilidir. Bu nedenle zaman yönetimi ile sağlık arasında yakın bir ilgi vardır. Sağlıklı olmamız zamanımızın niteliğini etkiler.
Yöneticilerin sağlıklarına dikkat etmeleri, sağlıklı olmaları, zamanlarının kalitesini yükseltecektir. Ayrıca hastalanıp zamanlarının niteliğinin düşmesine ve kaynaklarının ve zamanlarının sağlık sorunlarına harcanmasına engel olacaktır.

- Seyahatlerde Geçen Zaman
Son 200 yıl içinde ulaşım teknolojisi baş döndürücü bir şekilde gelişmiş ve ulaşım hızı da inanılmaz biçimde artmıştır. Ancak ulaşım için harcanan zamanda da paralel bir artış olmuştur.
Hepimiz her gün ya da sık sık yolculuk etmek zorundayız ve bu yolculuklar streslidir, yorucudur ve zaman alır.
Yöneticiler işlerini yolculuğa gerek kalmadan yapma yollarını bulmalıdır.
Bazı durumlarda yolculuk zorunlu olur. Böyle bir durumda yolculuğun verimli geçmesi için zaman kazandırıcı tekniklerde ve diğer imkanlardan yararlanmak gerekir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 184-245

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Çalışırken Kesintilerle Nasıl Başa Çıkabilirsiniz?

Kesintiler hayatın bir parçasıdır; fakat gerekli önlemleri almak suretyiyle bunları azaltabiliriz. Yöneticilikteki başarımız, bir ölçüde kesintileri kontrol altına alabilmemize bağlıdır.
Kesintilerin büyük zaman almalarının nedeni; kesinti süresinin yanı sıra, kesintiye uğrayan kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini, işe yeniden odaklanmasını gerektirmesidir.

Kesintilerle başa çıkmak için:

- Dikkatinizi dağıtacak şeylerden uzak durun.

- Ara vermeden çalıştığınız zaman kendinizi ödüllendirin.

- Kendinize önceden belirlenmiş molalar verin.

- Çalışma ortamını dikkatinizi en az dağıtacak şekilde düzenleyin.

- Arkadaşlarınızla iş dışında görüşün.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 149-153

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantıda İyi Bir Gündem İçin Dikkat Edilecek Hususlar

- Toplantının başlangıç ve bitiş zamanı belirlenmeli.

- İyi tanımlanmış gündem maddeleri tercih edilmeli.

- Gündem maddelerinin bilgi vermek için mi, tartışılmak için mi, yoksa eylem için mi konulduğu belirtilip yanına not edilmeli.

- Toplantıya kolay, çelişkisiz maddelerden başlayıp hızla yol alınmalı, gündem maddelerini bir aciliyet ve önem sırasına koymalı.

- Gündem maddeleri birilerinin sorumluluk alanına giriyorsa not edilmeli.

- Gündeme katılımcıların özel katkılarını sunabileceği bir madde konulmalı.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 144/145

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantı Yeri Seçiminde Göz Önünde Bulundurulacak Hususlar

Toplantı yerinin;
- katılımcıların kolayca buluşabileceği, ulaşabileceği bir yerde,
- uygun büyüklükte,
- gerekli görsel araç-gereç ve ses donanımına sahip,
- gürültü kaynaklarından uzak,
- uygun ve yeterli havalandırma, aydınlatma, ısıtma ve soğutma sistemlerine sahip
olması gerekmektedir.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 145

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantılarda Katılımcı Sayısını Belirlerken Uyulması Gereken Esaslar

- Katılımcı sayısını optimum düzeyde belirleyin. Gerekli kişilerin gelmesine gösterilen özeni, gereksiz kişilerin katılmaması noktasında da gösterin.

- Toplantıya katılımcı sayısı arttıkça iletişim kanallarının da artacağını, iki kişilik bir grupta sadece iki olan iletişim kanalının, 8 kişilik grupta 56'ya yükseleceğini, katılanların fikirlerinden yararlanma şansını azaltacağını, toplantının uzayacağını bilin.

- Toplantıyı genellikle üst düzey yöneticiler düzenler ve fazla ayrıntı bilmezler. Alınan kararları düzenleyecek ve detayları bilen birisini mutlaka çağırın.

- Dışarıdan bir uzman görüşü alınması gerekiyorsa, bir uzman çağırılabilir.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 144/145

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantılarda Zamanlama İle İlgili Dikkat Edilecek Hususlar

- Çok sık toplantı yapmaktan kaçının.

- Katılanların durumlarını göz önünde bulundurun, toplantıyı uygun zamanda yapın.

- İnsanlar ancak 45 dakika dikkatlerini koruyabilirler. Toplantı eğer uzun sürecekse iki ayrı toplantı yapın ya da ara verin.

- Öğle yemeğinden önce ve akşam mesai bitiminde yapılan toplantıların zamanında bittiğini bilin.

- İnsanların, sabahları karşılarına çıkan ilk işe karşı soğuk, yemek sonrası uykulu, gün sonunda yorgun olduklarını hatırlayın.

- Öğle yemeğinden sonra toplantı yapacaksanız, yemekte uygun bir mönü sunun.

- Toplantılarda zaman kısıtlaması koyun.

- Toplantı odasında bir saat bulundurun.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 144

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantıların İşlevleri

Toplantılar; birçlok kişinin bilgi birikimini ortaya koyduğu ortamlardır. Bunun için toplantılar:

- Takım ruhu ve takım bilinci oluşturur. Birlik ruhunun oluşumu için ihtiyaç duyulduğu dönemlerde son derece yararlıdır.

- Kişilerin birbirini iyice tanımasını sağlar.

- Kişilerin; toplu amaçları ve hedefleri anlamasını sağlar.

- Katılımcıların; karara katılmalarını ve karar alma sürecini görmelerini sağlar.

- Demokrasinin işlediği, birçok kararın alındığı yerlerdir.

- İnsanları motive etmek ve ilham vermek için uygun ortamlardır.

- Tüm faaliyetleri birbirine uygun bir tarzda sürdürebilmek için yapılır.

- Otoritenin seyrekleştirilmesi ve sorumluluğun paylaştırılmasını sağlar.

- Yeniden yapılanma ve yönetim değişikliklerinde yumuşak geçiş sağlar.

- Bilgi alışverişini ve samimiyeti arttırır.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 139/140

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Ofiste Masanızdaki Evrakları Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Masanızı düzenlemek için üstündeki evrakı 4 gruba ayırın:

1- İşlem grubu
Bu grup, üzerinde çalışmanız gereken acil ve önemli işleri içerir. Bunlar da, hemen cevaplandırılabilir olanları, cevaplandırma için başkasına havale edilecek olanları ya da bilgi gerektiren işlemleri kapsar.
Mümkünse işi hemen yapmalısınız. Böylece bu işi hatırlama, masanızın üstünde tutma, arama ve listenize kaydetme zahmetinden kurtulursunuz.
Başkasına havale edilecek işleri masanızda tutmayın. Üzerine bir not yazın ve hemen ilgiliye havale edin.
Önemli ve acil işleri mümkünse kırmızı bir dosyada toplayın ve masanızın hemen üstünde, gözünüzün önünde bulundurun.

2- Bilgi grubu
Bu grupta; üzerinde çalışabilmeniz için bir başkasının bilgi vermesini beklediğiniz evraklar bulunmaktadır.
İşlerinizi çok yoğun ve uzun vadeli plan yapan biri iseniz; biri 1'den 31'e kadar günlük, diğeri de 1'den 12'ye kadar kadar iki fil dosya kullanabilirsiniz.
Eğer işi herhangi bir bilgi nedeniyle bekletiyorsanız, fil dosyasına yerleştirirken hatırlayıp zamanında yapmanız için son teslim tarihinden önceki bir güne koymanız gerekecek.
Cevaplandırmak için zaman ve bilgi gerekli olan işleri mavi bir dosyada biriktirin. Evrakın üzerine son teslim tarihlerini yazın ve önem sırasına koyun.

3- Okuma grubu
Okumanız gerektiğini düşündüğünüz için ayırdığınız evrak ve dosyaları içeren gruptur.
Organizasyonunuzda sizin yerinize okuyacak biri varsa ya da mutlaka okumanız gerekmiyorsa hemen kurtulun.
Bir kural belirleyin. Okuma dokümanının üzerine geliş tarihini yazın. Bir hafta içinde okunmamışsa atın, ya da sizden sonra okuyacak kişiye devredin.

4- Çöp grubu
Bunlar, size atılamayacak kadar önemli, değerli ya da enteresan göründükleri için duran şeylerdir.
Bununla birlikte onları elinize almaya niyetiniz olmadığı gibi, tekrar kullanma ihtimaliniz de yoktur. Kararlı olun, belki bir gün gerekir düşüncesiyle hiçbir evrakı tutmayın.
Kanunen 5-10 yıl gibi bir süre saklanması gereken evrakın uygun bir şekilde dosyalanıp saklanması gerekir.
Herhangi bir geçerli nedenle atamadığınız dokümanın üzerine ele alış tarihini yazın. Bir çekmece ya da uygun yerde biriktirin. Yine bir kural belirleyin. Bir ay içinde ihtiyaç duymadığınız evraktan kurtulun.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 132/133

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...