Kurumsal İçerik Yönetimine Geçmede İtici Güçler

Kimse işe “Bugün yönetmem gereken pek çok içerik var” diyerek gitmiyor. İçerik işin doğasında var ve bu tüm iş fonksiyonları için geçerli. Zaten birkaç yıldır gerek dünyada gerekse Türkiye'de artık pek çok ortamda kurumsal içerik yönetiminin olmazsa olmaz noktada olduğu sürekli vurgulanıyor. Bazı kurumlar henüz faaliyetlerine dahi başlamadan, kurumsal kaynak planlama tipi veritabanı uygulamalarından önce, içerik yönetim uygulamalarının yerleştirilmesi gerekliliği yaklaşımındayken maalesef halen bu konuyu orta vadeli planlarına almamış kurumlarla dahi karşılaşmak mümkün.

Şirketler kurumsal içerik yönetim uygulamaları olmaksızın içeriği organize etmek, dijital hale getirmek, tanımlamak, görselleştirmek için çok ciddi emek harcıyorlar. Genelde bu çabayı, en yüksek değeri gördükleri müşteri iletişimi olan noktalara yoğunlaştırarak kaynağı bu şekilde öncelikli bir alanda değerlendirme yaklaşımında oluyorlar.

Bazı firmalar, kurumsal içerik yönetimi altyapısı kurmak gereksinimini yasal veya finansal anlamda ciddi bir sorun yaşadıktan sonra hissediyorlar ve çözümleri hızla hayata geçiriyorlar. Bu çözümler stratejik bir yaklaşımın sonucu olarak oluşmadığı ve BT altyapısının bir parçası olarak değerlendirilerek yaklaşılmadığı için genelde tek bir departmanın gereksinimlerine uygun geçici ada çözümler olarak kalabiliyor. Ada çözümler oluşmasında diğer nedenler ise uygulanan çözümlerin ölçeklenebilir özellikte olmayışı, güvenlik özelliklerinin yetersiz kalması, entegrasyon yeteneklerinin kısıtlı olması, uyarlanabilir olmaması, Web erişimi olmaması. Bu çözümler kurum içerisinde artmaya başlayınca bunları birleştirmek, entegre etmek gereksinimleri oluşuyor. Bu da kurumları mevcut yatırımları korumak için ekstra çaba içerisine sokuyor veya münferit gereksinimlerin hepsine cevap verebilecek kurumsal çözümlere yönelerek mevcut yatırımdan vazgeçmek zorunda kalıyorlar. Sonuç, düşük yatırım geri dönüşleri ve kaynak kullanımı açısından tekrarlanması gereken çaba anlamına geliyor. Bu konuda sağlayıcı firmalar, global bilgi paylaşım vizyonu ile, firmaların yatırımlarını koruyabilmeleri amacına yönelik olarak farklı çözümlerin birlikte işlerlik özelliklerine sahip olabilmesi için çalışmalar da yürütüyorlar.

Bu nedenlerle konuya kurumsal yaklaşmak, planlamaları ve fazlandırmaları bu doğrultuda yapmak bir yandan kurumların proje etkinliklerini artıracak diğer yandan BT departmanlarının etkin ve yüksek geri dönüşlü çözümler oluşturma hedeflerini karşılamalarına yardımcı olacaktır. Ne yazık ki, çok az kurum, bu konunun stratejik faydalarını ve gereklerini farkederek bu alandaki kısa ve orta vadeli planlarını oluşturmuş durumda. Bilginin eksponansiyel hızla artması, bu konunun kurumların öncelikli gereksinim listesinde üst sıralarda yer almasına neden olacak.

Diğer bir itici güç iş süreçlerinde yapısal olmayan bilgi gereksinimine çözüm oluşturma ihtiyacı. Mobil çalışma yönetmelerinin artması bu konunun daha hızla ele alınmasını sağlayacak. Burada BT yöneticilerine, acil çözüm seçenekleri ile gelen departmanları, bu işin bu şekilde ele alınmaması gerektiği, sağlıklı bir seçim sürecinin tüm kurumda uygulanabilecek ve gereksinimleri ortak paydada birleştirecek ve ileriye yönelik olarak kurumun iş stratejilerine de cevap verebilecek doğru çözümü bulmanın kurumun genel faydası olduğu yönünde ikna etmek konusunda görev düşüyor.

Kurumsal içerik yönetim konusu, bir süredir yavaş yavaş gündeme gelen ancak tam olarak da konumlandırılamayan bir konuyken son dönemde çözüm sağlayıcıları arasında yaşanan birleşme ve satınalmalar ile daha net ve çerçevesi belirgin bir şekle dönüşüyor. Böylelikle, firmalar da ihtiyaçları ile çözümleri daha kolay örtüştürebilir hale gelecekler. Gartner tarafından 2010 yılına doğru sağlayıcıların içerik yönelimli dikey çözümler sunmaya başlayacakları tahmin edilmektedir.

Temelde, kurumsal içerik yönetimi, bilgi depolama sistemlerinin ötesinde, kurumun bilgiye bakış açısını yöneteceği stratejik bir sistem olarak algınlandığı noktada kurumlar bu sistemlerden gerçek faydayı elde edecekler. Her sektörün ve fonksiyonun bu doğrultuda gereksinimleri var. Bu nedenle bu konuya stratejik yaklaşmak bu konuda atılan en önemli adımlardan birisi olacaktır.

Kaynak: bkz. http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub11.php (27.12.2007)

DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...

Kurumsal İçerik Yönetimi Pazarının Rakamsal Büyüklüğü

Dikey sektörlerde Kurumsal İçerik Yönetimi alanına yatırımlara bakılınca en üst sırada finans, profesyonel hizmetler ve danışmanlık, kamu ve telekomu görüyoruz. Onları üretim sektörü izliyor. Uygulama alanlarında sıralamaya bakarsak en fazla uygulama genelde müşteri hizmetlerine yönelik, bunu arka plan uygulamalar, sipariş yönetimi ve uyumluluk konuları izliyor.

Forrester araştırmalarına göre, 2007'de pazardaki lisans boyutunun 3.3 milyar dolar olacağı tahmin edilmişti. Bu rakamlara ulaşma beklentisi, sektördeki genel büyümenin ötesine geçen bir tahmin.

Türkiye'nin genelde dünya BT pazarındaki payının yaklaşık % 0.5 olduğu varsayımı ile Türkiye için bu rakamın 16 milyon dolar olacağı varsayılabilir. Ancak, Türkiye'deki çözüm yaklaşımının ve bu konuya verilen önemin henüz aynı ölçekte olmadığını da göz önünde bulundurmak gerekirse, bu rakamın altında kalacağı beklentisi daha gerçekçi olacaktır.

Kaynak: bkz. http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub11.php (27.12.2007)

DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...

Kurumsal İçerik Yönetiminin Şirketlere Sağladığı Avantajlar

Kağıt veya dijital ortamda olmasından bağımsız, bir kurumda en hızlı artan bileşen dokümanlardır. Bu artışın sonucunda bu dokümanların yararlanılabilir halde yönetilmesi gerekisinimi oluşuyor. Elektronik dünya giderek kurum bünyesine işliyor, artık formlar elektronik, işlemler elektronik, iletişim elektronik. Araştırmalar iş dünyasında sadece %20-30 luk bir bölümün halen kağıt ortamda işleyişine devam ettiğini ve bu ortamın yarattığı hız kaybını tolere etmeye çalıştığını gösteriyor. İş süreçleri aynı şekilde yürüyor, ancak araçlar değişiyor.

Kurumun ve çalışanlarının ihtiyacı olan bilgi o kadar çok ki, gerek duyulan bilgiyi arayıp bulmak bir anlamda “içeriği yakalamak” olarak yorumlanıyor. Yani bir çaba var, sonucunda başarısız olmak da mümkün. Oysa, kurumsal içerik yönetim araçları özünde bu hedefe yönelik tasarlanmış araçlar olması nedeniyle insana dayalı bu çabayı ortadan kaldırmayı ve bilgiye ulaşmak yönündeki başarısız denemeleri en aza indirmeyi hedefliyorlar.

Bu sistemlerde, içerik denilince aslında kurum için geçerli, mantıksal anlamda merkezi bir noktada konumlanmış, tek bir objeyi anlıyoruz. Ancak bu objeye, örneğin, hukuk departmanının bakış açısı ile pazarlama departmanının bakışı çok farklı. Kurumsal içerik yönetim sistemlerindeki diğer bir temel fayda bu bakış açılarını yönetebilecek esnekliği sağlayabilmek. Bu noktada proje aşamasında bu farklı bakış açılarını ortaya çıkartabilmek ve bunları ürüne doğru yansıtabilmek de çok önemli.

Kurum içerisinde içerik değiştikçe bu yeni içeriğin, en hızlı şekilde, ilgili kişilere, nerede olurlarsa olsunlar, ulaştırılması gereklidir. Örneğin, mobil satış ekibini son satış koşulları konusunda güncel tutmak önemli bir konudur. Bu süreçte bilginin güncellendiği konusunda ilgili kişilerin dikkatini çekecek şekilde bilgilendirme yapmak mümkündür.

Ayrıca, dağıtık yapıda veya dış kaynak uygulamaları kapsamında yürütülen çalışmalarda içeriğe erişim gereksinimi giderek artıyor. Çalışanlar, iş ortakları ve müşterilerin gerekli ve doğru bilgiye erişim ihtiyaçları veya ortak bir proje içerisinde yer almaları durumunda bilginin paylaşımı gereksinimi giderek artıyor. Kurumdaki kör noktaların azaltılması, içeriğin tüm kopyalarının kontrollü olması ve süreç işleyişinde doğru bilginin kullanımının sağlanması önemli. Mesela müşteri hizmetleri açısından en güncel müşteri bilgilerine tam bir klasör olarak erişilebilmesi hizmet kalitesi açısından en önemli kriterlerden birisi.

Daha da ötesi müşteri, çalışan veya iş ortaklarının self-servis hizmetlere yönelebilmesi için çözümler bu yönde kurgulanabilmeli. Özellikle finans sektöründe müşteri ile iletişim halinde olunan her alanda ilgili içeriğin müşteriye veya servis veren kişiye hızla sunulması konusu %94 oranda önemli bulunan bir konu (Forrester). Yanlış veya eksik olarak, kalitesiz bilgilendirme ürün veya hizmetin başarısını etkiler.

Kurumsal içerik yönetiminde bir diğer uygulama alanı iş süreçleri yönetim konuları ile yakınlaşma eğiliminde olması nedeniyle servis odaklı mimari konusudur. Yatay uygulama alanları olarak bakıldığında olağanüstü durum yönetimi, müşteri kayıtları yönetimi, insan kaynakları kayıtları, form işleme, doküman dağıtımı, doküman yayınlama, iş süreçlerinin otomasyonu sayılabilir.

Kaynak: bkz. http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub11.php (27.12.2007)

DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...

İçerik Yönetiminin Ana Bileşenleri

Kurumsal içerik yönetimi tek bir araç değildir. Bir araçlar bütünüdür. İçerikle ilgili tüm bileşenleri içinde barındırır. Bunlar doküman yönetimi (document management), web içerik yönetimi (web content management), dijital varlık yönetimi (digital asset management), iş akışı (workflow), kayıt yönetimi (records management), tarama (scanning) gibi bileşenlerdir. Bu bileşenlerin yanısıra diğer yapısal kurumsal uygulamalar ile entegrasyon ayrı bir önem teşkil etmektedir. Çünkü bu entegrasyon, arka tarafta hangi uygulama nasıl çalışır, bilgi nerededir gibi detayların bilinmesine gerek olmaksızın, içeriğe doğru anlamın yüklenmesi ve tek noktadan hızla erişim olanağı sunacak böylelikle kurum performansına ciddi katkı sağlayacaktır.

Tarama işlemi ile kağıt ortamdaki doküman ve formlar elektronik versiyonlarına çevrilir. Optik karakter tanıma (OCR – optical character recognition) teknolojileri ile bir resim olan doküman metin veya XML şeklinde tanınabilir hale dönüştürülür. Böylelikle bu doküman artık arama araçları tarafından tanınabilir ve sonuç listelerinde yer alabilir. Yani, artık içerik araması için uyumludur ve dosya içeriği kısmen veya tamamen farklı dosyalara kopyalanabilr.

Doküman yönetim sistemi temelde elektronik dokümanların saklandığı merkezi bir depolama birimidir. Dokümanların değişik halleri versiyon yönetim mekanizması ile kontrol edilebilir. Sistem içerisinde dokümanlara hızlı erişimi sağlayan gömülü arama araçları yer alır. Yetkilendirme ise diğer temel özelliklerden birisidir; kim, hangi dokümana, ne şekilde erişebilir tanımları doğrultusunda işleyiş gerçekleşir. Bu temel işleyişe ek olarak sisteme dijital imza uygulamaları gibi eklentiler yapılabilir.

İş akışı ve işbirliği teknolojisinde proje takımlarının takvim paylaşımı, dokümanları gözden geçirmeleri, çevrimiçi tartışmalar yürütülmesi ve uyarı ve yorumları izlemek mümkün olabilmektedir. İş akışı uygulamaları sayesinde dokümanlar ve formları baz alarak yapısal bir şekilde oluşturulabilen süreçlerdeki darboğazlar tamamen ortadan kaldırılabilir ve süreçler standart hale getirilerek doğru işleyiş güvence altına alınır.

Web içerik yönetimi Web'de yayınlanacak içeriğin yaratılmasını ve yayınlanmasını yönetir. Burada doküman veya dijital varlık yönetim araçlarının yanısıra, yayınlanacak içerikle ilgili onayların geçekleştirilmesi için iş akış sistemleri ile entegrasyonlar söz konusudur.

İş akışı ve doküman yönetimi bileşenleri ile oluşturulan çözümler bu alandaki uygulamaların yaklaşık %40'ını oluşturuyor. Bunu web içerik yönetimi ve tarama uygulamaları yaklaşık aynı ağırlıkla izliyorlar.

Kayıt veya belge yönetimi olarak adlandırdığımız “records management” araçları içeriğin kurum politikaları paralelelinde arşivlenmesi veya imhası ile ilgili uygulamaları yönetir. Kağıt dokümanların yanısıra, tüm elektronik doküman ve e-postalar da kayıt olarak ele alınmalıdır.

E-posta yönetim veya anlık mesajlaşma sistemleri, e-postaların ve mesajların da “kurumsal içerik” bilincinde yönetimini hedefler. Bunların ilk erişim noktası tamamen iletişimin yönetildiği ortamlardır. Kuruma gelen e-posta, bu iletişim sistemindeki yükü azaltmak ve e-postanın kurum içi veya dışı paylaşımı ve depolanması amacıyla e-posta / anlık mesaj yönetim sistemine alınmalıdır.

Dijital varlık yönetim sistemleri, ses, fotoğraf, resim ve video türü dosyaların, içerik olarak kuruma mal edilecek şekilde yönetimi için tasarlanmıştır.

Bu bahsettiğimiz tüm bileşenler ciddi boyutta içerik yaratıyor, bunun sonucunda gerek bu sistemler gerekse yapısal veritabanı sistemleri veya internet ortamını da dahil edersek çok geniş bir kaynak içerisinde bir konuda bilgiyi normal yollarla aramak çok zaman harcatan ve çoğu zaman bilgiye eksik erişimle sonuçlanan bir süreç oluyor. Bu noktada üreticiler buna gereksinimi adresleyerek, tüm kaynaklardan ortak arama gerçekleştiren ve kategorize edilmiş sonuçlar döndürecek şekilde, bilgiye hızlı ve doğru erişim için kurumsal arama araçları sunmaktadırlar.

Kaynak: bkz. http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub11.php (27.12.2007)


DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...

Doküman Yönetiminin Bugünü ve Yarını

Kurumlar doküman yönetimi konusunda 1995 yılından itibaren çeşitli uygulamalara başladılar. 2000 yılı itibariyle bu tip sistemlerin varlığından ve getirilerinden haberdar olup, ileriye yönelik planlamalarına dahil eden kurum sayısı arttı. Son birkaç yıldır ise kurumlar bir anlamda “firmanın hafızası” sayılan ve, fikri mülkiyeti korumayı ve verimliliği artırmayı hedefleyen bu tip sistemlere olan gereksinimi daha belirgin hissetmeye başladılar. Bunun sonucunda global ürünlerin de geldiği noktayı değerlendirerek kurumsal içeriğe yönelik birçok bileşeni içinde barındırarak bu konudaki gereksinimlere tümüyle çözüm olan ürünlere yönelmek ve fazlandırılmış bir yapı içerisinde yaygınlaştırarak tamamlayıcı uygulamaları arka arkaya hayata geçirebilmek hedefleniyor. Önümüzdeki yıllarda depolama sistemlerinde maliyetlerin azalacağı ve artan bilgi miktarı ile birlikte birim maliyetlerin çok düşük seviyelere ineceği ve bu sistemlerin kurumun yapısı ile tamamen bütünleşerek kullanım etkinliğinin daha yüksek seviyelere ulaşacağı öngörülebilir.

E-postalar %75-80 oranında kritik iş bilgisini barındırmaktadır, ve her 2 yılda bir 3 katına çıktığı tesbit edilmiştir, bu nedenle de yönetilebilir olması gereklidir. E-postaların da doküman yönetimi içerisinde değerlendirilmesi konusu bir süredir üzerinde durulan bir konuydu ve kurumlar bu konuya yeni yeni önem vermeye başladılar. Sonuç olarak bu sistemlerdeki gelişim ve doküman yönetim sistemi kullanımındaki artış kaçınılmaz, çünkü bu sistemler olmaksızın artan bilgi oluşum hızı ile kurumların bilgiyi yönetebilmesi olanaksız hale gelerek ciddi tehdit yaratmaya başlayacaktır.

Uyumluluğa ve denetime yönelik gereksinimlerin karşılanması konusu da hızla gündemimizde yer alırken doküman yönetim sistemleri daha da kaçınılmaz bir teknoloji olarak karşımıza çıkıyor. Bu amaçlarla doküman yönetimi kullanımı artacak ve sözkonusu bilgilerin kayıt olarak saklanması ve belgelenmesi amacıyla kayıt yönetim sistemleri gündeme gelecektir. Her doküman tipinin kurum içerisinde bir yaşamdöngüsü tanımı olmalıdır. Bu tip sistemlerde döngü süresince ve sonunda bilginin kritikliğine ve gerekliliğine bağlı olarak gözden geçirme, onaylanma, yayınlanma, arşivlenme ve devreden çıkarma politikaları ve kuralları tanımlı olmalı ve bilgi bu doğrultuda yönetilmelidir. Bir başka yönlendirici unsur ise BT personelinin minimum desteği ile hızlı bir şekilde gerekli bilgiye ulaşmaktır.

Kullanıcı tarafında bu gelişmeler olurken, içerik yönetim çözüm sağlayıcıları da çözüm standartlarını belirlemek ve sistemler arası bilgi alışverişine yönelik yapılar kurgulamak yönünde birlikte çalışmalar yürütmekteler. Bunlar yakın geleceğe yönelik eğilimler. Bugün kurumlar ne tip özellikler arıyor diye baktığımızda değişik unsurlarla karşılaşıyoruz.

• Çok detaylı bir kullanıcı ve rol bazlı güvenlik yönetimi, LDAP desteği, dijital sertifika ve elektronik imza kullanımı en önemli kriterlerden birisi. Bu özellikler ve kayıt yönetim sistemleri resmi evrakların da artık elektronik ortamlarda saklanabilmesi için gerekli altyapılar.
• Kurum içi iş akışı gün geçtikçe teknolojiyle bütünleşmekte. Bu bütünleşme yeni yönetim anlayışları, yeni ihtiyaçlar, yeni kurumsal çözümler üretmekte. Bu nedenle dokümanların sadece statik olarak korunması yerine belirli bir akış içerisindeki rolünü de tamamen elektronik ortamda sürdürebilmesini sağlamak öncelikli bir kriter.
• Diğer tüm teknolojilerde olduğu gibi endüstri standardı ürünlere yönelim önemli. Kurumun altyapısı ile uyumlu, farklı mimari yapıları destekleyen ve yaygın kullanılan teknolojilerle doğrudan entegre yapılar tercih ediliyor. Entegrasyon sonucunda çok farklı doküman formatları ile çalışabilme, dokümanın orijinal formatının korunması veya istemcide ilgili uygulamanın bulunmaması durumunda da dokümanın görüntülenebilmesi gibi önemli özellikler elde ediliyor.
• Çok sayıda bilgi içerisinde gerekli bilgiye hızlı ve kolay ulaşım diğer bir önemli konu. Bunun için sunulan çözümlerin güçlü teknolojilere dayanan “arama” özellikleri barındırması ve bu sayede kullanıcının nerede tutuluyor, ne şekilde tutuluyor bilmesine gerek kalmaksızın ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşabilmesi esastır.
• Kurumsal kategoride ürünlerin gelişime açık sistemler olması en önemli tercih nedenlerinin başında geliyor. Bunun üç boyutu var; bunlardan ilki ürünün sadece doküman yönetim sistemi olmaktan öte tüm kurumsal içeriği yönetmeye yönelik yapılarla birlikte sunulması böylece zaman içerisinde gerekli bileşenin kolaylıkla devreye alınabilmesi, ikincisi ölçeklenebilir yapısı ile artan bilgi ve kullanıcı sayısına en yüksek performans seviyesi ile cevap verebilir olması ve sonuncusu ise ERP, CRM gibi diğer sistemlerle olası entegrasyon gereksinimlerine kolaylıkla cevap verebilecek açık bir yapıya sahip olması.
• Kullanıcıları Microsoft Outlook, Lotus Notes, Windows Explorer, Microsoft Office gibi alıştıkları ve yoğun kullandıkları uygulamalardan uzaklaştırmadan bu sistemlerle buluşturabilmek, her kullanıcıya kendi tercihleri doğrultusunda arayüz sunabilmek temel kriterler arasında.
• Globalizasyonun bir sonucu olarak aynı sisteme farklı dillerde erişim gereksinimi de şu anda az olmakla birlikte ileriye yönelik bir gereksinim oluşturabilmektedir.

Çözümlerde aranan özelliklerin yanısıra, sağlayıcı firmalarda en önemli özellikler ürün stratejisi, gelirinin ne kadarını bu alandan elde ettiği, ARGE yatırım oranı, finansal gücü, projelendirme ve destek yetenekleri olmaktadır.

Kurumsal içerik yönetiminde dışkaynak kullanımı, Türkiye için zaman içerisinde değerlendirilebilecek bir konu olarak gözlemlenmektedir. Tabii ki bu tip uygulamalar kurumlara donanımın, altyapının ve hizmetin paylaşımı nedeniyle ekonomik açıdan yararlar sağlayacaktır, ancak şu andaki en temel engel geniş ağ altyapılarının çok maliyetli olması ve henüz sözkonusu maliyetleri azaltabilecek yatırımların sağlanmamış olmasıdır. Doküman yönetim sistemlerinde doküman boyutları nedeniyle işlem bazlı sistemlere oranla daha kapasiteli ağ kullanımı sözkonusu olabilmektedir. Bunun için uygun altyapının pratikte oluşturulması şu anda gerek maliyet gerekse teknolojik altyapı açısından yol katedilmesi gereken bir konudur. Bunun yanısıra kurumlar fikri mülkiyetlerinin güvenliği açısından bu tip uygulamalara henüz tereddütle yaklaşmaktadırlar. Ancak, kurum bünyesinde bulundurulabilecek altyapılar üzerinde bu şekilde bir hizmetin kısmen sunulması sözkonusu olabilir ki bu şekilde uygulamalarla karşılaşıyoruz. Örnek olarak bazı firmalar yoğun doküman tarama ve çıktı oluşturma işlemlerini veya doküman yönetim sistemlerinin belkemiği olan indeksleme işlemini tamamen dışkaynaklı yürütmeye başlamıştır. Tüm alanlardaki dışkaynak kullanım süreçlerinde olduğu gibi, bu noktaya gelindiğinde, olağanüstü durum yönetimi, kesinti yönetimi, güvenlik gibi konuların da detaylı olarak ele alındığı hizmet seviye anlaşmalarının, sistemlerin sağlıklı işletilebilmesi açısından önemine dikkat edilmelidir.

Sonuç olarak yurtdışında yapılan araştırmaların da bizlere gösterdiği gibi, nasıl bir işletim modeli olduğundan bağımsız olarak, doküman yönetim sistemi kullanılan kurumlarda çalışanlar %90 oranında bu sistemleri önemli BT altyapıları olarak değerlendiriyorlar. Bugün biz de kullanıcılarımıza baktığımızda artık doküman yönetim sistemlerini hayatlarının bir parçası olarak görmeye başladıklarını ve bu sistemler olmadan işin verimli yürümeyeceğinin çok net olarak farkında olduklarını gözlemliyoruz.

BThaber12-18 Şubat 2007 sayısı bildirisinin tam metni.

Kaynak: http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub10.php, Şubat 2007

DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...

Doküman Yönetimi ve Ötesi

Bilgi yığınları arasında organizasyonlar, bilgiyi yaratmak, üretmek, anlamak, kullanmak ve değerlendirmek için yeni araçlara ihtiyaç duyarlar. Yapısal olmayan bilgiyi barındıran dokümanlar organizasyonun can damarını oluşturur ve aslında onun diğer kurumlarla, müşterileriyle, sağlayıcılarıyla olan iletişim yeteneğini temsil eder. Bu önemine rağmen, bu zamana kadar kurum içerisinde yeterli önceliğe sahip olamayan dokümanlar, gereksinimi giderek daha çok hissedilen doküman yönetimi çözümleri ile, kurumların yönetilebilen stratejik kaynakları olarak değerlendirilebilecekler.

Doküman Yönetiminin Faydaları

Kurumsal içerik yönetim (Enterprise Content Management) sistemlerinde elde edilecek en önemli faydalardan birisi olan verimlilik, insan kaynağına dayalı işlerde maliyet avantajı yaratmak amacıyla aynı sayıda kişi ile daha fazla iş çıktısı üreterek, insan kaynağını daha nitelikli işlere yönlendirmekle ortaya çıkar. Bu alandaki çözümler, bulunamayan veya erişilemeyen bilgiden dolayı oluşan iş tekrarlarını ve uzun bilgi arama çabalarını ortadan kaldırır. “Veri yakalama” olanakları ile de, süreçler hızlanarak iş döngüsü artar. Sonucunda tüm bunlar maliyetlerde azalma ve müşteri memnuniyetindeki artış anlamına gelir.

Doküman yönetimi ile birlikte verimliliği artıran temel alanlardan birisi olan “veri yakalama” (Data Capturing) önümüzdeki dönemde öne çıkacak konular arasındadır. Bilgisayar sistemleri tarafından doğrudan kullanılamayan görüntü bazlı dokümanlarda yer alan veriler bu sistemler aracılığı ile yönetim uygulamalarına aktarılır. Elektronik ortamda bulunan dokümandan maksimum çıkarımı yapmak ve buradan yakalanan veriyi diğer iş sistemleri ile bütünleştirmek temel hedef olmalıdır. Önemli iş bilgileri bir sürecin belirli bir kısmında oluşabildiği gibi, kurumsal etkileşimler sonucunda belirsiz bir zamanda da oluşabilirler. Bu tip bilgileri tanıyarak bilgi sistemine kazandırmak için en önemli unsurlar bilgi yapılarını kurarken süreçlerle ilişkilendirmek ve diğer sistemlerle bütünleşmesini sağlamaktır.

Önemi giderek artacak olan ancak bazı değişikliklere uğraması beklenen bir alan ise “arama” dir. Web 2.0 ile internet ortamının ve burada oluşan bilginin daha aktif kullanılması sonucunda “arama” fonksiyonlarının daha geniş bir alanda ve daha az sonuç döndürecek şekilde yapılandırılması beklenmektedir.

Doküman yönetim sistemleri diğer sistemlerin bir bölümü olarak da kullanılabilir. Örneğin, kurumun operasyonel sisteminin bir aşamasında dokümanın kullanıcıya görüntülenmesi gereksinimi olduğu durumlarda, doküman yönetim sistemi bir depolama ortamı olarak değerlendirilir. Sigorta poliçesi, mühendislik çizimleri gibi özel dokümanların güvenli saklanması ve ihtiyaç olduğu anda erişimi amaçlı sistem kullanım örneklerine de sıklıkla rastlanmaktadır. Öte yandan doküman odaklı fonksiyonlarda, doküman yönetim sistemi aracılığı ile doğrudan dokümana erişim tercih edilmektedir.

İş dokümanlarını kontrol etmek ve yönetmek rekabet stratejisinin çekirdeğidir. Etkin bir şekilde bulunan, yönetilen, işlenen, saklanan ve dağıtılan doküman, kurumun değişen pazar koşullarına uyum hızını artırırken, verimliliği artırır ve maliyeti azaltır. Bilgi bazen tek kişinin veya birimin kontrolünde olup sadece o kişi tarafından değiştirebilmekte diğer kişiler dokümanı inceleyerek gereksinim duyduklarında bilgiye erişerek çalışmalarını sürdürmektedirler. Bazı dokümanlar ise yetkili olan birden fazla kişi tarafından değiştirilebilme özelliğine sahiptir ki bu, proje çalışma grupları tarafından veya akış bazlı fonksiyonlarda tercih edilen bir yöntemdir.

Dokümanların Yaşam Döngüsü

Kurum içerisinde yer alan tüm dokümanlar bir yaşam döngüsüne sahiptir. Dokümanların yaşam döngüleri veya yaşam döngüsündeki aşamaları doküman tipine, sürecin doğasına ve kurumun içinde bulunduğu sektöre göre farklılık gösterir. Bazı sektörlerde yaşam döngü süresi onlarca yılı bulabilmektedir. Bu sürenin büyük bir bölümünde doküman arşivde beklemektedir. Ancak dokümana ihtiyaç duyulduğunda orijinal hali ile hızlı bir şekilde ulaşmak esastır. Yasal ve hukuksal zorunluluklar da bu tip yaşam döngüleri yaratırlar. Öte yanda ürün lansmanı, kampanya dokümanı gibi dokümanların yaşam döngüleri aylar mertebesindedir. Bu tip dokümanlar bir dönem çok yoğun kullanılır, ancak dönem sonunda geri dönüp bakılma gereksinimi ve zorunluluğu çok azdır. Daha da kısa yaşam döngüsü olan doküman tiplerine kredi kartı başvuru formu örneği verilebilir. Bu tip dokümanlar daha çok işlem bazlıdır ve o işlem tamamlandıktan sonra dokümana geri dönme gereksinimi hemen hemen hiç oluşmaz. Dokümanların yaşam döngü tanımları ve kullanım eğilimleri sistemlere, uygulamalara ve alt sistem gereksinimlerine karar verirken kritik rol oynarlar.

Doküman Yönetim Sistemi Gereksinimleri

Dokümanlar gibi doküman yönetim gereksinimleri de dinamiktir. Bazen gereksinimler güvenlik veya işlemsel entegrasyonu ön planda tutmayı gerektirecek yapıda, bazen ise dokümanın farklı yaşam evrelerinde versiyon kontrolleri ve esnek erişim parametrelerini destekleyecek yapıda olması beklenmektedir. Kurumu yönlendiren hangi gereksinim olursa olsun, bu sistemler kurumun ortak hafızasını oluşturarak verimliliği ve iş sürekliliğini koruyup, artıracak yönde destek olacaklardır.

Her ölçekte kurum için doküman yönetim sistemleri önemli bir gereksinimdir. Bireysel kullanıcılar kolaylıkla yanlış doküman üzerinde işlem yapabilirler, yanlışlıkla doküman silebilirler, zaten varolan bir versiyonu yeniden yaratabilirler, iş tekrar yaşanabilir, yetki dışı veya konuları ile ilgisiz dokümanlara ulaşabilirler. Bu istenmeyen durumların oluşmaması ve etkin çalışma ortamı büyük kurumların olduğu kadar KOBİ lerin de gereksinimidir. Hatta KOBİ lerin daha verimli çalışmalarını zorlayan koşulları sağlamak yönünde destekleyici bir unsurdur.

Kaynak: http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub19.php, Mart 2008

DİĞER "DOKÜMAN YÖNETİMİ" YAZILARI...