Görevlendirme Yaparken Dikkat Edilecek Hususlar

- Adaletli, sabırlı ve riske girmeye istekli olun. Kendinize ve çalışanlarınıza güvenin.

- Mümkün olduğu kadar çok şeyi, mümkün olan en düşük seviyeye kadar görevlendirin.

- Anahtar işlerde öğrenmeye istekli kimseleri, yenilik gerektiren işlerde düş gücü yüksek çalışanları, komplike işler için becerikli ve uzlaşmacıları, basit işler iin önüne konulanı seçin. Acil durumlarda, işi bir defada doğru yapacak olana verin.

- Görev verirken çalışanlarınızın yeteneklerini, bilgilerini, ilgilerini, iş yükünü, ihtiyaçlarını, zevkini ve arzusunu göz önünde bulundurun. Görevleri çalışanlarla karşılaştırın, çalışanların ustalık ve yetenekleriyle uyumunu sağlayın.

- Görevlendirme yaparken, kimin bu işi sizden daha iyi yapabileceğini, kimlerin sizden fırsat beklediğini düşünün ve görevi en fazla faydalanacak çalışana verin.

- Görev verdiğiniz kişiyi yalnız bırakmayın, yetkilerini geri almayın, ondan sır saklamayın, onu izletmeyin, destekleyin.

- Neyi yapmaları gerektiğini söyleyin, nasıl yaptıklarına karışmayın.

- Görev vererek atıl kalmış yetenekleri bulup çıkarın. Yeterince belirgin yeteneği olmayan, zayıf olanları görevlendirin, yetişsin.

- Birden fazla yeterli kişi var ve siz işi birine verdiyseniz, diğerlerine bir sonraki işte onlarla çalışacağınız sözünü verin ve sözünüzde durun.

- İstediğiniz özellikte insan yoksa işi deneyime en çok ihtiyacı olana ya da işin istediği yeteneklerin çoğuna sahip olana verin.

- İşi bir bütün olarak devredin. Birine, size danışmadan karar verme hakkını vermeden, insanları görevlendirmiş sayılmazsınız.

- Churchill, "Bir işin yapılmasını istiyorsanız, o işi meşgul birine verin" diyor. Bu her ne kadar adil değilse de doğrudur. Zira meşgul insanlar, enerjilerini en etkili biçimde ve en doğru yerde kullanabilmek için her kaynaktan yararlanmayı bilirler.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 189/190

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Hangi Tarz İşte Ne Tür Eleman Görevlendirilmeli?

- Anahtar işler: Öğrenmeye istekli olan kişileri seçiniz.

- Yenilik gerektiren işler: Düş gücü yüksek çalışanları tercih ediniz.

- Komplike işler: Becerikli ve uzlaşmacıları seçiniz.

- Basit işler: Önüne konulanı yapan birini görevlendiriniz.

- Acil işler: İşi bir defada doğru yapacak olana veriniz.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 189

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yönetici Olarak Hangi İşleri Devretmelisiniz?

1- Tekrarlanan görevler en kolay devredilebilecek görevlerdir. Görev eğer beceri gerektiriyorsa, aynı kişiler görevlendirilip uzmanlşaması sağlanmalı, eğer iş sıkıcı ve uzun zaman alacaksa da farklı kişiler görevlendirilerek adalet sağlanmalıdır.

2- Rutin işleri çalışanlarınıza devretmelisiniz. Sizin tarafınızdan rutin kabul edilebilecek görevler, çalışanlarınız için yeni beceriler geliştirmelerini sağlayıcı, bakış açılarını geliştirici, rekabet yaratıcı ve memnun edici olabilir.

3- Çok vakit alan işler çalışanlarımıza bırakılabilir.

4- Birisinin özellikle istediği işleri yapması için o kişiyi görevlendirin. Arzu çok etkili bir motivasyondur. Başarı, gerçekten kalben ve ruen efor sarf etmeyi gerektirir. Bu da ancak arzu duyduğunuz işi yaparken geçerlidir. Unutmayın, eğer insan işini seviyorsa, savaşın yarısı kazanılmıştır.

5- Toplantılarda temsilci olarak çalışanlarınızı sizin yerinize katılmaları için görevlendirebilirsiniz.

6- İleriki görevlerde, çalışanlarınızın sorumluluklarının bir parçası olacak etkinliklerle görevlendirmelisiniz.

7- Maliyet ektinliği yaklaşımı sağlamak üzere düşük düzeylerde görevlendirmeler yapabilirsiniz.

8- Bilgi toplama, ayrıntılı çalışmalar, hesaplamalar ve özel yetenek gerektirmeyen işler de kolayca devredilebilecek diğer işlerdir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 188/189

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yönetici Olarak Hangi İşleri Devredemezsiniz?

Göreviniz ve işin mahiyeti gereği bazı işlerin yapılması için başkalarını görevlendiremezsiniz. İşte mutlaka sizin tarafınızdan yapılması gereken işler;

1- Görevlendirme işlemi kişiseldir. Size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerekir.

2- Performans değerlendirmesi idareye ait bir sorumluluktur. Bir başkasına bırakılmamalıdır.

3- Disiplin işlemleri de idari bir sorumluluktur, bu görevi bir başkasına vermek idarenin
etkinliğini azaltır. Eleştiriyi ikinci elden alan kişi rahatsız olur.

4- Danışmanlık, bir başkası tarafından yapılamayacak bir yönetim sorumluluğudur.

5- Planlamak, bölümünüzün amaçlarının, kurumun amaçlarına nasıl uyacağına karar vermek için en iyi konumdasınız ve yalnızsınız. Bu karar size aittir.

6- Özel olarak yetkilendirilmiş olduğunuz görevi bir başkasına devretmemelisiniz. Eğer idare belirli bir etkinliği sizin yapmanızı istiyorsa, yapmalısınız.

7- Karmaşık durumlarla ilgili görevlendirme de etkisizdir. Sorun, ancak tüm boyutuyla görüldükten sonra devredilebilir. Size bile karmaşık gelen bir durumu görevlendirme, çalışanlarınızı incitir.

8- Hassas durumlarla ilgili görevlendirme beceriksizlik kabul edilir. Siyasi bir zıtlığı çözmek ya da bir yerden hassas bir bilgi istemek gibi duyarlı etkinlikleri siz yerine getirmelisiniz.

9- Gizli görevler, şirkete ait önemli bilgiler ya da bazı gizli unsurlar taşıyan işler devredilmemelidir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 187/188

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Zamanın Etkin Kullanımı

Zamanımızı daha iyi kullanmamızı kolaylaştıracak teknikler vardır. Bunlar daha ziyade zamanı daha etkin kullanarak, kullandığımız zamandan daha çok verim elde etmeye yönelik tekniklerdir.

Bu anlamda tavsiye edilebilecek davranışlar bunlardır:

- Yetki Devretme
Bir yöneticinin görevi; planlama, düzenleme, personel yerleştirme, yönetme, karar verme, iletişim kurma ve kontroldür.
Bu görevlerde başarılı olabilmek için yöneticinin; öncelikle işlerini değerlendirmesi, uygulayıcıların yapması gereken, araştırma, geliştirme, üretim, pazarlama, finansman, personel yönetimi, dış ilişkiler, hukuki ve ticari ilişkilere ait işleri, görevlendirme ile çalışanlarına devretmesi gerekir. Böylece uygulayıcıların yapması gereken işlerden kurtulup yönetim fonksiyonlarına odaklanması, yöneticinin başarısını arttıracak ve çalışanlarıyla ilişkilerine ve imajına olumlu katkılarda bulunacaktır.
Her işi kendisi yapan üst düzey yöneticiler kadar hiçbir şey yapmayan yöneticiler de etkisizdirler. Onun için yöneticilerin hangi işleri kendilerinin yapması gerektiğini, hangilerini devredeceğini bilmesi ve bunu uygulaması çok ince bir yöneticilik yeteneğidir.

- Hayır Demek
Bir yöneticinin başarılı olması, işlerini zamanında ve etkin bir şekilde bitirmesine bağlıdır. Eğer onun yapması gerekmeyen işlere hayır diyemez ve onları da yapmaya çalışırsa, elindeki işleri zamanında tamamlayamaz. Başkalarının, yöneticinin görevi olmayan işlerini yöneticinin üzerine yıkma teşebbüslerine karşı dikkatli olunmalıdır. Başkalarının işine kesin ve kararlı bir şekilde hayır demek, bu işler için ayrılan zamanı tasarruf etmeyi ve yönetim görevlerine odaklanmayı sağlayacaktır. Bunun için hayır demeyi öğrenmelidir.

- İletişim
İş hayatımızda günümüzün çoğunu konuşarak, dinleyerek, bir şeyler yazarak ya da okuyarak, yani iletişim kurmak için harcarız. Yöneticilerin başarısı, büyük olçüde iletişim kurmadaki başarısına bağlı bulunmaktadır.
İletişimi vücudumuzun sinir sistemine benzeten yaklaşımla, iletişimsizlik, bünyenin felç olması anlamına gelir ki, bu da vücudun tamamından ya da bir bölümünden yararlanamama sonucunu doğurur ve vücudun diğer bölümlerin performansını da olumsuz olarak etkiler ve daha büyük kaynak kaybına neden olur.
İletişimin bir takım güçlüğü, engelleri ve inceliklerinin olduğu doğrudur. Fakat bütün güçlükler gibi bunları da üstesinden gelinebilir.

- Hızlı Okuma
R. Alec Mackenzie, yöneticilerin zamanının %30'unu okuyarak geçirdiğini, hızlı okumayı öğrenmenin; okuma hızını en az iki misli arttırırken, anlama yeteneklerini de geliştirdiğini söyler.
Bir yönetici olarak; öncelikle anlayarak hızlı okuma teknikleri ile daha az zaman harcayarak daha çok şey okumayı ve öğrenmeyi öğrenmelidir.

- Sağlık
Zaman yönetimi yalnızca elimizdeki zamanın miktarıyla değil, kalitesi ile de ilgilidir. Bu nedenle zaman yönetimi ile sağlık arasında yakın bir ilgi vardır. Sağlıklı olmamız zamanımızın niteliğini etkiler.
Yöneticilerin sağlıklarına dikkat etmeleri, sağlıklı olmaları, zamanlarının kalitesini yükseltecektir. Ayrıca hastalanıp zamanlarının niteliğinin düşmesine ve kaynaklarının ve zamanlarının sağlık sorunlarına harcanmasına engel olacaktır.

- Seyahatlerde Geçen Zaman
Son 200 yıl içinde ulaşım teknolojisi baş döndürücü bir şekilde gelişmiş ve ulaşım hızı da inanılmaz biçimde artmıştır. Ancak ulaşım için harcanan zamanda da paralel bir artış olmuştur.
Hepimiz her gün ya da sık sık yolculuk etmek zorundayız ve bu yolculuklar streslidir, yorucudur ve zaman alır.
Yöneticiler işlerini yolculuğa gerek kalmadan yapma yollarını bulmalıdır.
Bazı durumlarda yolculuk zorunlu olur. Böyle bir durumda yolculuğun verimli geçmesi için zaman kazandırıcı tekniklerde ve diğer imkanlardan yararlanmak gerekir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 184-245

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Çalışırken Kesintilerle Nasıl Başa Çıkabilirsiniz?

Kesintiler hayatın bir parçasıdır; fakat gerekli önlemleri almak suretyiyle bunları azaltabiliriz. Yöneticilikteki başarımız, bir ölçüde kesintileri kontrol altına alabilmemize bağlıdır.
Kesintilerin büyük zaman almalarının nedeni; kesinti süresinin yanı sıra, kesintiye uğrayan kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini, işe yeniden odaklanmasını gerektirmesidir.

Kesintilerle başa çıkmak için:

- Dikkatinizi dağıtacak şeylerden uzak durun.

- Ara vermeden çalıştığınız zaman kendinizi ödüllendirin.

- Kendinize önceden belirlenmiş molalar verin.

- Çalışma ortamını dikkatinizi en az dağıtacak şekilde düzenleyin.

- Arkadaşlarınızla iş dışında görüşün.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 149-153

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantıda İyi Bir Gündem İçin Dikkat Edilecek Hususlar

- Toplantının başlangıç ve bitiş zamanı belirlenmeli.

- İyi tanımlanmış gündem maddeleri tercih edilmeli.

- Gündem maddelerinin bilgi vermek için mi, tartışılmak için mi, yoksa eylem için mi konulduğu belirtilip yanına not edilmeli.

- Toplantıya kolay, çelişkisiz maddelerden başlayıp hızla yol alınmalı, gündem maddelerini bir aciliyet ve önem sırasına koymalı.

- Gündem maddeleri birilerinin sorumluluk alanına giriyorsa not edilmeli.

- Gündeme katılımcıların özel katkılarını sunabileceği bir madde konulmalı.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 144/145

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantı Yeri Seçiminde Göz Önünde Bulundurulacak Hususlar

Toplantı yerinin;
- katılımcıların kolayca buluşabileceği, ulaşabileceği bir yerde,
- uygun büyüklükte,
- gerekli görsel araç-gereç ve ses donanımına sahip,
- gürültü kaynaklarından uzak,
- uygun ve yeterli havalandırma, aydınlatma, ısıtma ve soğutma sistemlerine sahip
olması gerekmektedir.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 145

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantılarda Katılımcı Sayısını Belirlerken Uyulması Gereken Esaslar

- Katılımcı sayısını optimum düzeyde belirleyin. Gerekli kişilerin gelmesine gösterilen özeni, gereksiz kişilerin katılmaması noktasında da gösterin.

- Toplantıya katılımcı sayısı arttıkça iletişim kanallarının da artacağını, iki kişilik bir grupta sadece iki olan iletişim kanalının, 8 kişilik grupta 56'ya yükseleceğini, katılanların fikirlerinden yararlanma şansını azaltacağını, toplantının uzayacağını bilin.

- Toplantıyı genellikle üst düzey yöneticiler düzenler ve fazla ayrıntı bilmezler. Alınan kararları düzenleyecek ve detayları bilen birisini mutlaka çağırın.

- Dışarıdan bir uzman görüşü alınması gerekiyorsa, bir uzman çağırılabilir.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 144/145

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantılarda Zamanlama İle İlgili Dikkat Edilecek Hususlar

- Çok sık toplantı yapmaktan kaçının.

- Katılanların durumlarını göz önünde bulundurun, toplantıyı uygun zamanda yapın.

- İnsanlar ancak 45 dakika dikkatlerini koruyabilirler. Toplantı eğer uzun sürecekse iki ayrı toplantı yapın ya da ara verin.

- Öğle yemeğinden önce ve akşam mesai bitiminde yapılan toplantıların zamanında bittiğini bilin.

- İnsanların, sabahları karşılarına çıkan ilk işe karşı soğuk, yemek sonrası uykulu, gün sonunda yorgun olduklarını hatırlayın.

- Öğle yemeğinden sonra toplantı yapacaksanız, yemekte uygun bir mönü sunun.

- Toplantılarda zaman kısıtlaması koyun.

- Toplantı odasında bir saat bulundurun.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 144

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Toplantıların İşlevleri

Toplantılar; birçlok kişinin bilgi birikimini ortaya koyduğu ortamlardır. Bunun için toplantılar:

- Takım ruhu ve takım bilinci oluşturur. Birlik ruhunun oluşumu için ihtiyaç duyulduğu dönemlerde son derece yararlıdır.

- Kişilerin birbirini iyice tanımasını sağlar.

- Kişilerin; toplu amaçları ve hedefleri anlamasını sağlar.

- Katılımcıların; karara katılmalarını ve karar alma sürecini görmelerini sağlar.

- Demokrasinin işlediği, birçok kararın alındığı yerlerdir.

- İnsanları motive etmek ve ilham vermek için uygun ortamlardır.

- Tüm faaliyetleri birbirine uygun bir tarzda sürdürebilmek için yapılır.

- Otoritenin seyrekleştirilmesi ve sorumluluğun paylaştırılmasını sağlar.

- Yeniden yapılanma ve yönetim değişikliklerinde yumuşak geçiş sağlar.

- Bilgi alışverişini ve samimiyeti arttırır.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 139/140

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Ofiste Masanızdaki Evrakları Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Masanızı düzenlemek için üstündeki evrakı 4 gruba ayırın:

1- İşlem grubu
Bu grup, üzerinde çalışmanız gereken acil ve önemli işleri içerir. Bunlar da, hemen cevaplandırılabilir olanları, cevaplandırma için başkasına havale edilecek olanları ya da bilgi gerektiren işlemleri kapsar.
Mümkünse işi hemen yapmalısınız. Böylece bu işi hatırlama, masanızın üstünde tutma, arama ve listenize kaydetme zahmetinden kurtulursunuz.
Başkasına havale edilecek işleri masanızda tutmayın. Üzerine bir not yazın ve hemen ilgiliye havale edin.
Önemli ve acil işleri mümkünse kırmızı bir dosyada toplayın ve masanızın hemen üstünde, gözünüzün önünde bulundurun.

2- Bilgi grubu
Bu grupta; üzerinde çalışabilmeniz için bir başkasının bilgi vermesini beklediğiniz evraklar bulunmaktadır.
İşlerinizi çok yoğun ve uzun vadeli plan yapan biri iseniz; biri 1'den 31'e kadar günlük, diğeri de 1'den 12'ye kadar kadar iki fil dosya kullanabilirsiniz.
Eğer işi herhangi bir bilgi nedeniyle bekletiyorsanız, fil dosyasına yerleştirirken hatırlayıp zamanında yapmanız için son teslim tarihinden önceki bir güne koymanız gerekecek.
Cevaplandırmak için zaman ve bilgi gerekli olan işleri mavi bir dosyada biriktirin. Evrakın üzerine son teslim tarihlerini yazın ve önem sırasına koyun.

3- Okuma grubu
Okumanız gerektiğini düşündüğünüz için ayırdığınız evrak ve dosyaları içeren gruptur.
Organizasyonunuzda sizin yerinize okuyacak biri varsa ya da mutlaka okumanız gerekmiyorsa hemen kurtulun.
Bir kural belirleyin. Okuma dokümanının üzerine geliş tarihini yazın. Bir hafta içinde okunmamışsa atın, ya da sizden sonra okuyacak kişiye devredin.

4- Çöp grubu
Bunlar, size atılamayacak kadar önemli, değerli ya da enteresan göründükleri için duran şeylerdir.
Bununla birlikte onları elinize almaya niyetiniz olmadığı gibi, tekrar kullanma ihtimaliniz de yoktur. Kararlı olun, belki bir gün gerekir düşüncesiyle hiçbir evrakı tutmayın.
Kanunen 5-10 yıl gibi bir süre saklanması gereken evrakın uygun bir şekilde dosyalanıp saklanması gerekir.
Herhangi bir geçerli nedenle atamadığınız dokümanın üzerine ele alış tarihini yazın. Bir çekmece ya da uygun yerde biriktirin. Yine bir kural belirleyin. Bir ay içinde ihtiyaç duymadığınız evraktan kurtulun.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 132/133

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

İyi Bir Büro Düzenlemesi İçin Dikkat Edilecek Hususlar

- Yönetici için olduğu kadar sekreter için de uygun olan bir çalışma ortamı planlanmalıdır.

- Sürekli birlikte çalışılan yardımcılar size yakın bir yerde bulunmalıdır.

- Işıklandırma yeterli olmalıdır. Işık arkamızdan gelmeli, göz alıcı olmamalı, ihtiyacımıza göre ayarlanabilmeli ve eşit olarak dağıtılmış olmalıdır.

- Sıkça kullanılan gereçler kolay ulaşılabilir bir yerde olmalıdır.

- Fazla dağınıklığa neden olan ve dikkat dağıtan şeyler ortadan kaldırılmalıdır.

- Çalışma koltuğu; makul yükseklikte, rahat ve ayarlanabilir olmalıdır.

- Masanız; gelip geçenin rahatsız etmemesi için kapıyı doğrudan gören bir yerden, dikkatinizin dağılmaması için pencereden, gürültüden rahatsız olmamak için koridordan uzak olmalıdır.

- Çalışma masası; yeterli büyüklükte, kullanışlı, yeterli iç bölmeleri ve ekleri olan, uygun ve fonksiyonel olmalıdır.

- Bilgisayar, telefon gibi gerekli aletleri koymak için yeterli yer olmalıdır.

- Büronuza koyduğunuz şeyler kişiliğinizi yansıtmalıdır.

- Oturma grubu yeterli olmalı; fakat çok rahat olmamalıdır. Rahat ortamlar, çalışmaları olumsuz olarak etkiler, gereksiz sohbetlere, ziyaretlerin uzamasına neden olur.

- Gerektiğinde ikinci bir masa olmalıdır.

- Uygun ısıtma ve serinletme sistemine sahip olmalıdır.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 127/128

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Ertelemenin Nedenleri Ve Bazı Tavsiyeler...

Ertelemenin birçok nedeni vardır. İşte Martin Scoot'un ve Jane Allan'ın işaret ettiği erteleme nedenlerinden bazıları:

1- Bu iş çok büyük...
Büyük işleri küçük parçalara bölün. İşin bölümlerinden hiç biri tamamı kadar zor değildir.

2- Nereden başlayacağımı bilemiyorum...
Bir yerinden başlayın. Başlanınca akan su yolunu bulacak, işler yoluna girecektir. Mesafe aldıkça şevke gelecek, işi tamamlamak için enerji kazanacaksınız.

3- Bu iş çok güç bir karar vermeyi gerektiriyor...
Kararlı olun; erteleme kararsızlıkla yakından ilgilidir.

4- Ne yapacağımı bilemiyorum...
Harekete geçin. Erteleme, endişeyle de yakından ilgilidir ve çoğunlukla endişenin sonucudur. Ertelemek sizin sorununuzu asla çözmez, diğer sorunlara da neden olacak kadar bekletir.

5- Bu iş hoşuma gitmiyor...
Hoşumuza gitmeyen işlerden kaçmaya çalışırız. En iyisi öncelikle hoşunuza gitmeyen işlerden başlayın ve çabucak halledin. Yapın kurtulun. Böylece hem bir iş bitirmenin huzurunu yaşayacak, hem de sıkıntılı bir işten kurtulacak, motive olacaksınız.

6- Kendimi pek iyi hissetmiyorum...
Hiçbir zaman daha iyi olacağınızı garanti edemezsiniz. Bu durumu iyi bir şeyler yapmanın gerekçesi olarak kabul edin ve işinizi bugün yapmaya çalışın.

7- Bu iş için yeterli enerjim yok...
Kendinizi güçsüz hissetiğiniz durumlarda, kolay ve sevdiğiniz işlerle işe başlayın. Bir şeyler başardığınız zaman kendinizi daha iyi hissedeceksiniz.

8- Sabah ya da öğleden sonra işe başlamada güçlük çekiyorum...
Kendinizi masanıza ulaşır ulaşmaz çalışmaya başlamak üzere motive edin. Masanızı temizleyin. Kapınızı kapatın. İşinize odaklanın. Kaçış yollarını kapatın ve hemen çalışmaya başlayın.

9- İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum...
Elinizdeki işi bitirmeden diğer işe geçmeyin. Bir işi ya da alt işi bitirdiğiniz zaman kendinizi ödüllendirin.

10- Mükemmeliyetçilik...
İyi yapmak için yeterli zamanın olmadığı korkusu, işleri ertelemenin bir başka ortak gerekçesidir. İlk seferinde elinizden geleni yapın, ama bir dahaki sefer gelişme kaydetmeye kesin kararlı olun.

11- Erteleme bir alışanlıktır, vazgeçemiyorum...
Ertelemek kötü bir alışkanlıktır. Bütün alışkanlıklar gibi sonradan edinilir. Yine bütün alışkanlıklar gibi bu alışkanlıktan da kurtulmak mümkündür. Bu da iyi alışkanlıklar edinilerek olur.

12- Bu işi yapmaktan nefret ediyorum...
Nefret ettiğiniz bir işi yapmanın en iyi yolu; kendi kendinize ödül vermek veya bu görevi sevdiğinizi telkin etmektir.
Eğer görevden gerçekten nefret ediyorsanız, kendinize o görevi uzun süre yürütecek doğru kişi olup olmadığınızı sormanız gerekir.

13- Bu işten korkuyorum...
Eğer ertelemenizde bir korku unsuru olduğunu hissediyorsanız, korkma sebebini analiz etmeniz gerekir:
- Bilinenden korku: Görevin sonucunu biliyorsunuz ve korkuyorsunuz. Bilinenden korku, gerçek bir korkudur. Görevi bitirmekten kaçınmaya neden olur.
Böyle bir durumda korkunuzu analiz edin, anlamsızlaşınca silip atabilirsiniz.
- Bilinmeyenden korku: Hoş olmadığını hissettiğiniz şeylerden duyulan korku.
Bilmediğimizden korkarız; ihtiyacımız olan şey, o konu hakkında bilgidir.
- Başarısızlık korkusu: Başarısızlık hepimizin yaşadığı en olumlu şeylerden biridir; fakat çalıştığınız ortamda bir suçlama kültürü varsa, başarısızlığı bu şekilde görmek imkansızlaşır. Oysa yanlış yaptıkça, nasıl doğru yapılacağını öğrenirsiniz. Öğrenme gelişmenize, gelişme de büyümenize yol açar.
- İnsanlardan korku: İnsanlardan korkuyorsanız; gülümsemelerini isteyin, gülecekleri şeyler söyleyin, gülümseyin. İnsanlar gülümseyince korkunun bir kısmı gider.

Bunu da unutmamalıdır ki; araştırmalar, korku nedenlerinin çok azının gerçek olduğunu ortaya koymaktadır!

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 122-125

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yeni Bir Alışkanlık Edinmek...

1- Edinmek istediğiniz alışkanlığı belirleyin.

2- Tavrınızı pozitife ayarlayın, başaracağım deyin.

3- Gerçekçi bir hareket planı geliştirin.

4- Benimsemek istediğiniz alışkanlığa göre davranmaya başlayın.

5- Alışkanlık haline gelene kadar planınıza sıkı sıkıya bağlı kalın.

6- Planlı alışkanlık değişimi için yardım sağlayın, başkalarına ne yapacağınızı söyleyin; onlar yapmadığınız zaman size hatırlatacaktır.

7- Harekete geçin!

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 112/113

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Zamanınızı Kontrol Altına Almak...

Zamanınızı kontrol altına almak, kendinizi de kontrol etmeyi gerektirir. Listeler hazırlamak, organize olmanın kilit eylemidir. Bunun için günlük yapılacak işler listesi hazırlamak iyi bir tekniktir. Zira yapılacak işleri yazmak, onları ayrı ayrı yapmış olmaktır.

Yapılacak işleri yazmalı, hafızamızı, planlar yapmak ve günlük önemli işlere yoğunlaşması için serbest bırakmalıyız.

Zamanın bilinçli kullanımı için, yapılacak işlerinizin bir listesini yapın. Yapılacak işler listesi, hedeflerinize genel bir bakış açısı sunar. Yapılacak işlerin listesini yaparak; işlerinizin tamamını bitirmenin hazzını, olaylara egemen olduğunuz hissini yaşarsınız. Hedeflerinize adım adım yaklaştığınızı görür heyecan duyarsınız. İşleri başardıkça motive olur daha büyük işler yaparsınız.

Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 108

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Bir Günü En Kazançlı Nasıl Tamamlayabilirsiniz?

Bir günü en kazançlı bir şekilde tamamlayabilmek için Joseph D. Cooper'ın 7 önerisi:

1- Güne erken başlayın.
2- Gereksiz işler çıkarmayın.
3- Önemsiz acil durumlar üzerinde durmayın.
4- Çalışma hızınızı kontrol edin. Siz de "Ne kadar acele edersem, o kadar arkada kalırım" diye düşünün.
5- Başladığınız işi bitirin.
6- Zamanı tam kullanın.
7- Bir sonraki günü planlayın.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 106/107

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Günlük Yapılacak İşler Listesi Hazırlarken...

1- Hafızanıza güvenmeyin yazın: Hatırlama işlemi zahmetlidir. Yazın. Yazmak çok etkilidir. Bir işi yazınca yaptığınızı da göreceksiniz.

2- İşleri önem sırasına koyun ve en önce en önemliden başlayın. En önemli tamamlanmadan, daha az önemli olana başlamayın. Gün boyu sürse de önemli üzerinde çalışmayı sürdürün.

3- Listenizi ilginçleştirin, farklı renkler, farklı kağıtlar kullanın.

4- Listenizi bir rehber olarak kullanın ve sürekli yanınızda bulundurun.

5- Kafanıza takmayın: Listenizde çok şey olmasına rağmen tamamlayamamış olabilirsiniz. Eğer o gün işlerinizi önem sırasına göre yapmışsanız problem yok demektir.

6- Esnek olun: Beklenmedik durumları da dikkate almalı, onlar için de zaman ayırmalısınız. Bunun için listeniz gerekirse değiştirilebilmelidir.

7- Yapabileceğiniz kadar iş yazın. Her gün gayretli bir çalışma ile tamamlanacak kadar işiniz olmalıdır.

8- Her işin ne kadar süreceğini yazın. Böylece yapılacak işlerin gününüze zaman olarak sığıp sığmadığını görürüz. Bu teknik ayrıca bizi her işi vaktinde bitirmeye de teşvik eder.

9- Günün değerlendirmesini yapın, tamamlanmamış işlerin nedenlerini belirleyip, alınması gereken tedbirleri alın.

10- Listelerin esiri olmayın: Listenizdeki önceliklere saygı duyulmalı, ama bunların esiri olunmamalıdır.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 104-106

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yapılacak İşlerde Öncelikleri Belirlemek

Önceliklerin belirlenmiş olması acil durumlarda derhal hareket etmeyi sağlar. Yangında ilk kurtarılacaklar işareti, dar zamanda paniğe kapılmadan, en önemli olanları seçebilmek içindir. Öncelikleri belli olan, her defasında düşünmeye gerek kalmadan, gerekli kararları alıp uygulamaya koyabilmektir.

Çok çalışılmasına rağmen önemli işlerin yapılamaması; insanın sıkışmasına, yavaş yavaş çıldırmasına, bilinçaltının isyan etmesine, sinirlerin bozulmasına, kendine hakimiyeti yitirmesine, etraflarına bağırıp çağırmasına, kendinden nefret etmesine neden olmaktadır.

Öncelikleri koruyabilmek için; önce ne yapılması gerektiğini belirlemeli. Yapılması gerekmeyen tüm işlerden kurtulmalı. Hedeflere ulaşabilmek için yerine getirilmesi gereken işleri yazmalı. Tamamlanması için ne kadar zaman gerektiği tahmin edilmeli. Başarılabilmesi için yardımcı olabilecek herkesten faydalanmalı.

Zamanı etkin kullanabilmek için; işleri önem sırasına koymak, en verimli zamanını ve zamanının çoğunu önemli işlere ayırmak, en önemlisinden başlamak üzere tamamlamak, tüm önemsiz işlerden kurtulmak gerekmektedir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 101/102

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...

Yöneticiler İçin Önceliklerle İlgili Birkaç Önemli Konu

Yöneticiler, yönetim görevini etkin bir şekilde yerine getirebilmek için:

1- Gereksiz ayrıntılardan kendilerini korumak zorundadırlar. Bir Çin atasözünde denildiği gibi, "İşleri halletmek asil bir sanattır, ama bunun yanı sıra bırakmak da asil bir sanattır. Hayatın hikmeti, önemsiz olanları bertaraf etmekte yatar."

2- Yapılması gereken işleri;
- yapmak zorunda olduğumuz önemli işler,
- yapmamız gerekenler ve
- yapmak istediğimiz acil ve önemsiz işler
olarak sıralar.
- Öncelikle önemli olanları yapar.
- Yapmaktan hoşlandığı, ancak gerekli olmayan işleri eler.
- Önemsiz ve acil olmayan işlere daha az zaman ayırır.
- Ara sıra, zorunlu olmayan, ancak keyifli işleri, bu işlerin öncelik taşımadığının bilincinde olarak yapar.
- Karmaşık görevleri tamamladıktan sonra kendisine bir ödül verir.

3- Faaliyetlerinin hedeflerine ve isteklerine nasıl katkıda bulundukları üzerinde durur. Öncelikleri belirlerken esnek olmanın bu işin anahtarı olduğunu bilir. Başkalarının, kendi görevlerinden hangisinin en acil olduğuna karar vermesine asla izin vermez. Kararlıdır fakat asla katı değildir.

4- Önemsizi yapmamanın, başarının bir parçası olduğunu,
- başarılı yöneticilerle, başarısızlar arasındaki en büyük farkın, başarılı olanların önceliklerini belirlemedeki başarıları olduğunun, - etkili olmanın doğru şeyler yapmak olduğunu,
- önemli olanın her zaman için önemli olan olması gerektiğini,
- bir şeyi belirtilen zamanda yapmamanın, onun yapılmasını değersiz kılacağını,
- öncelikleri sıraya koyup onlara bağlı kalmanın karar vermeyi kolaylaştıracağını, böylece hayal kırıklığını ve kendisini suçlu hissetmesini önleyeceğini bilir.

5- Temel sorunlara yönelmek gerektiğini, ikinci sıradaki sorunların nasıl olsa ona uyum sağlayacağını, dengeli bir öncelik sisteminin ruh sağlığı ve başarı için ne derece önemli olduğunu, ehem ve mühim kavramlarının kişinin şahsiyetini belli eden en önemli ölçüler olduğunu bilir ve ona göre davranır.

6- Acil işleri küçük de olsa önemsemek gerektiğini bilir. Benjamin Franklin'in dediği gibi: "Çivi yokluğundan bir nal, bir nal yokluğundan bir at, bir at yokluğundan bir komutan, bir komutan yokluğundan bir muharebe, bir muharebe yüzünden bir savaş kaybedildi ve hepsi de bir at nalı yokluğundan kaybedildi. Nal çivisinin değiştirilmesi acil ama önemli değildi. Gecikince hem acil hem önemli oldu."

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 98-100

Bu kitaptan olan bütün alıntıları oku... Kitabı satın al...